Ведомствени архиви: цел, структура, методи за изготвяне на документи и срокове за съхранение

Ведомственият архив има важна задача; той съхранява документи за определен от закона период. Персоналът на институцията може да вземе необходимата хартия по всяко време да работи с него. Ръководителите на архиви поддържат реда в тази област, правилно подреждат и сортират декларациите и сертификатите и създават подходящи условия за предоставяне на информация от институцията. Когато настъпи моментът, архивът на отдела ще бъде предаден на по-висшестоящ орган. Ненужните документи ще бъдат отписани за унищожаване от експертна комисия.

Основните държавни хранилища за документи

Една организация е способна да складира само собствените си документи. В рамките на една година се създават папки с досиета, най-различни списъци за изчисления, сертификати, като въпреки компютъризацията на службите, хартиените носители все още не са премахнати. Ведомственият архив позволява да се изчисти територията на счетоводен отдел или отдел "Персонал" от документи, които не са необходими в даден момент.

Служителите или регулаторните органи могат да се нуждаят от информация по всяко време. Справката ще потвърди трудовия стаж, декларацията ще докаже юридически факт пред граждански или арбитражен съд, ако възникне спор между субектите. служителят ще трябва да отиде в архива на отдела, ако документите не са преместени в друга сграда поради срока на съхранение. след сортирането, когато се установи, че документът все още може да бъде полезен, той се събира и се изпраща за по-нататъшно съхранение.

Депозитите за важни документи се разделят в зависимост от техния статус:

• всички сертификати от по вид дейност Фирмите се съхраняват в архива на централния клон на министерството;
• Документите, принадлежащи на централното управление и на подчинените му агенции, се поверяват на собствения му архив;
• Заявителят разполага с голямо разнообразие от различни видове информация на професионалните дейности, и оборот и ги изпраща на архивиста в междуведомствения единен архив;
• Завършените документи от няколко сектора се съхраняват в единния междуведомствен архив.

Във всеки шкаф за документи се записва времето за отваряне и затваряне на документите. Служителите на този отдел контролират потока от документи. Те отговарят за реда във ведомствения архив на поверителните документи, за състоянието и съдържанието на производствените досиета.

Подготвителна фаза

Правилното изготвяне на отчетите и изискванията е необходимо за архивирането - последният етап от воденето на документацията на институцията. Специалистите ще трябва да работят щателно, за да установят реда за придобиване на ведомствения архив на поверителни документи.

Те ще трябва да преминат през процесите:

1. Експертна оценка на текстове от гледна точка на научното и практическото приложение.
2. Подреждане на файловете.
3. Описания на източниците, от които може да се разбере колко да се запази за постоянно или постоянно.
4. Подреждане на стаите за добро съхранение на сертификатите;
5. Трансфери след изготвяне на документите За съхранение в архива на отдела.

Придобиването на документи следва да се разбира като набор от мерки, които не противоречат на правните разпоредби.

Характеристики на процеса

По време на класификацията се събират документите за прехвърляне от организационната единица към подчинената организация. За тази цел профилът на институцията в съответствие със стандартните разпоредби или кои документи се съхраняват и съхраняват

• Папката представлява колекция от файлове, които са престанали да се използват по време на дейността на компанията и все още са необходими за постоянна поддръжка;
• документи, използвани в работата на служителите, които са били в организацията за ограничен период от 10 години;
• Свидетелства за персонала, отразяващи данни за персонала;
• информация за персонала на бившите активни лица, организациите след ликвидацията, които са били подчинени на това министерство;
• Индивидуални данни за личности в различни области - наука, изкуство, и техните притежания, събрани през периода на тяхната работа.

Особеностите при комплектуването на ведомствения архив позволяват да се съхранят ценни документи в печатни издания, научни трудове, справочници и нормативни актове.

задачи и функции за архивиране

Класификацията на документите се състои от действия:

• подаване на документи;
• годишни изпити;
• организиране на по-нататъшно съхранение.

В основни функции ведомствените архиви включват съхраняването на документите, което се осигурява от

• създадени условия;
• подобряване на температурата и влажността в помещенията;
• санитарни изисквания;
• организиране на документация;
• проверка на наличността на документите;
• дезинфекция на файлове;
• възстановяване;
• подготовка за публично съхранение.

Използването на данните се състои в процедура по информиране на ръководството и служителите за съдържанието на архива; Издаване на необходимата информация при поискване.

Архивистите от ведомствения архив изпълняват следните задачи:

1. Подпомагане на номенклатурните досиета.
2. Участие в експертна дейност.
3. Проверка дали документите са обработени правилно.
4. Контрол на дейностите в подчинените дружества.

Понятието за "архиви на департамента" като съставна част част от архивния фонд не трябва да се включва в основната система; това е източник, който трябва да се попълни от по-висш държавен орган.

Разделяне на архивите на групи

Архивите, намиращи се на територията на дадена държава, са класифицирани според критериите, това са архивите:

• конкретното предприятие;
• Централен град;
• клонови;
• Съвместни ведомствени и междуведомствени.

Ако разгледаме федералните архиви на ведомствата, примерите сочат следните структури:

1. В CAMO се съхраняват архивите на Министерството на отбраната;
2. Централен архив на ФСБ - в него Федералната служба за сигурност на страната съхранява секретните си досиета;
3. FACA - в тази служба се събират документите на Министерството на вътрешните работи.

Архивът може да бъде намерен в президентската резиденция или във всеки субект на Руската федерация като служба по вписванията.

Как да организирате работата правилно?

Управлението на документацията в едно предприятие започва от нулата в определен момент. Ако не е била създадена, ще трябва да се възстановят етапите и да се извърши организационна работа. Начинаещият архивист трябва да се запознае с нормативните актове и методическите наръчници, които трябва да се превърнат в наръчник на служителя. На първо място, тя се нуждае от отделно помещение, оборудвано в съответствие с нормативните изисквания.

Съхраняването на документите в архива на отдела, който е малка организация, се извършва в кабинета на секретаря, в специален шкаф. Служителят го заключва и запечатва. Специалистът извършва одит на записите и изготвя организационен план за действие, открива регистри. Класифициране на документите за обработка и сортиране за унищожаване в съответствие със сроковете за съхранение на документите в архива на отдела.

Архивистът извършва сортиране на файловете:

• Постоянното задържане;
• лични досиета;
• 10-годишно съдържание;
• записи на възраст 3 години, които изискват подреждане в папки с твърди корици.

Необходим е професионален анализ за прехвърляне на информацията на хартиен носител в държавното хранилище.

Законодателни разпоредби

Не е трудно да се изброят законоустановените документи за ведомствения архив, с които архивистът ще трябва да работи, те са малко на брой. През 2004 г. е приет Федерален закон № 125 за съхраняването на архивите в Руската федерация. Нормативният акт задължава ръководителите на производствени и бюджетни организации Съхранявайте документите, създадени по време на дейността. За тази цел непотърсените декларации, удостоверения и фишове за заплати трябва да бъдат въведени и прехвърлени в специално звено за тяхното съхранение. Централизираното съхранение на документи след прекратяването им се създава въз основа на нормативни насоки:

• GOST R 51141-98 описва разпоредбите за управление на записите и архивиране архивиране с термини и определения;
• основните правила за архивите в държавата и в организациите;
• Правилник за управление на държавните архиви с документи в Архивния фонд на Руската федерация.

Справочните регламенти предоставят информация за управлението на архивите в правен формат, който отчита опита на водещи архивисти. Наръчниците предоставят данни за използването на съвременните технологии в организацията, по-нататъшното поддържане и съхранение на документите.

начален етап

Източниците на придобиване на ведомствените архиви са производствените отдели:

• икономически;
• кадри;
• счетоводство;
• производствени и технически.

Архивистът започва работата си, като се запознава с нормативната уредба, приложима към създаването на звеното.

Ако такива не съществуват, те трябва да бъдат разработени чрез приемане на насоки:

• основни разпоредби;
• за съставянето на документи;
• задачи и функции;
• организационни права и режими на работа.

Документалните записи се водят съгласно принципи, основани на пълнота на информацията и Фактическа точност.

Графична форма

Архивистът самостоятелно определя формата на отчитане на постъпващите документи. За тази цел управителят одобрява схемата и процедурата за определяне на. Това може да бъде своеобразен план, график за проверки по отдели, получаване и изхвърляне на ненужни декларации. Дневниците се използват само в обслужващото звено и не се издават на служителите. Документацията от отдела се получава въз основа на сертификатите, които показват подробен опис. Причината за подаване на заявлението може да бъде одит или документална проверка на служител.

Експертна комисия

За унищожаването на документи авторитетът на архивистите не винаги е достатъчен. Съберете екип от професионалисти, които да направят проучване, да проучат документи за оценка. Професионалистите вземат от правилника, одобрен от водещите архивисти на страната от Държавния архив. Те извършват експертен анализ на събраните сертификати, като използват признаци като историчност, последователност, съгласуваност. Документът е разгледан въз основа на неговия източник, за да се изяснят производствените явления и отношения. Разглеждане на текстовете, като се разчита връзката им с останалата документация. Експертни задачи:

• да идентифицират и подбират доказателства с научна значимост;
• за определяне на стойността на записа;
• по отношение на правителствена структура със заключението.

Въз основа на разпоредбите ще бъде определен срок за поддържане на документите:

• в дългосрочен план;
• краткосрочни;
• временно.

Експертът може да установи състоянието на документите и да започне да възстановява изгубените части, ако е необходимо. Специалистът ще трябва да повиши базата, за да попълни липсващия материал от други източници. Тази работа се извършва от експертна комисия, назначена и одобрена от ръководството на дружеството. В него участват образовани специалисти, които разбират от темата, както и представители на регионалната служба по вписванията. Основната задача на сформирания екип е да определи стойността на документите, предоставени за анализ:

• административни - наредби, заповеди, решения, протоколи;
• планирани;
• .

Комисията ще вземе решение за документите, които трябва да се съхраняват в организациите или да се предадат на централата за съхранение.

В допълнение към архивните справочници експертите използват

• тематичен списък;
• информация от производствената кореспонденция;
• извлечения за състава и съдържанието на документите.

Първият запис на документацията е придружен от историческо описание на фонда и колекцията. Файловете са описани в справочния апарат с проекта:

• заглавна страница;
• Съдържание;
• предговори;
• съкращения;
• трансферни маси;;
• шифри;
• индекси.

В каталога е посочена информация за документалното съдържание, предмета и тематиката. Документите се съхраняват в номерирани рафтове, стелажи и шкафове. Цифровите обозначения са на арабски език и знаците трябва да са четливи. Това се налага от реда на топографията, при което Номерацията на полетата трябва да е арабска:

• график за издаване на дела при поискване;
• редовни проверки на записите, наличността и състоянието;
• разпределяне на ценни документи за създаване на застрахователен фонд;
• физическо и химическо запазване на.

При какви условия се съхранява информация на хартия?

Съхранението на документите трябва да се извършва при оптимални условия:

• Стаите са обновени;
• в стаите са инсталирани пожарогасители и аларми;
• документите се поставят на рафтове, в сейфове или кутии.

Документите се съхраняват при следните режими:

• условия на температура и влажност;
• светлина;
• сигурност;
• санитарни и хигиенни .

Поправете всеки файл в документи в архива, сертификат; - архивът трябва да бъде сигурен и защитен предписан шаблон, в който се записва подробна информация, започваща с влизането и завършваща с напускането на архива. По молба на граждани или организации архивистът взема необходимата преписка, за да предостави на заявителя справка за преписката:

• справка;
• откъси;
• копие.

Предоставената информация се подписва и подпечатва; ако липсват данни, това също се потвърждава писмено. За исканията има отделен регистър с цел пълнота и подобряване на дейността на архивите. Това позволява:

• Точно организиране на документираната употреба;
• Разработване на цялостна система;
• за ефективно използване на документите по групи и категории;
• провеждане на пазарни проучвания за информация.

Заявленията се разпределят по теми, социално-правни аспекти и лични досиета, за да се определи най-голямото търсене на данни. На тази основа се създават отделни директории, като се използва непрекъснатостта на управлението на документите и архивните услуги. Надлежният процес позволява използването на дългогодишен опит в различни области на човешката дейност. Може да се наложи да се докаже невинност, когато сте обвинени в икономическо престъпление, или да се докаже участие в научно откритие. Достъп до архивите имат всички граждани, тези агенции не познават различия в статута.