Счетоводните документи са... Понятие, правила за регистрация и съхранение на счетоводни документи. 402-fz "относно счетоводството". Член 9. Първични счетоводни документи

Правилно работа с документи при воденето на счетоводни записи е много важно за процес на формиране счетоводна информация и определяне на данъчни задължения. Ето защо към документите трябва да се подхожда с особено внимание.

Счетоводителите, малките предприятия, които водят собствени счетоводни книги и регистри, трябва да познават основните изисквания за създаването, архивирането, движението и съхранението на документи.

Понятието за документ

Счетоводните разпоредби не обясняват понятието за документ. Ето защо си струва да се използва определението в съответствие с ГОСТ R ISO 15489-1-2007.

Записите са идентифицируема информация, записана на материален носител, създадена, получена и съхранявана от лице или организация като доказателство в подкрепа на бизнес или правно задължение.

Първичните документи са документи, които съдържат необработени данни за процеси и транзакции. Това са счетоводни документи, които действат като основата за счетоводни записвания.

Първични счетоводни документи се наричат документите, чрез които се регистрират фактите от стопанската дейност. Това понятие е регламентирано във Федералния закон "За счетоводството" в член.

Основното изискване, наложено при изготвянето им, е те да бъдат изготвени при извършването на стопанската операция или непосредствено след нейното приключване (ако това е възможно).

Първични документи

Първичният счетоводен документ трябва да бъде съставен в момента на стопанската операция, а ако това не е възможно - веднага след нейното приключване.

Основните първични документи са следните

1. Стокова фактура с формуляр FORG-12.
2. PCR и PCR.
3. Счетоводен сертификат.
4. Предварителен доклад.

Видове първични документи

Нито един нормативен акт не съдържа групиране и класифициране на счетоводните документи. Разграничават се следните разновидности на счетоводните документи, които са документи с разглеждане:

1. Място на приготвянето им: външни и вътрешни.
2. Неунифицирани (създадени според форми, които са били разработени самостоятелно от организацията), унифицирани (създадени според форми, съдържащи се в албума на унифицираните форми).
3. Вид носител на данни: електронен и хартиен.
4. Обем на данните: консолидирани и първични данни.
5. Вид задължения, счетоводни области, активи: касова отчетност, отчетност на заплатите, отчетност на материалните запаси, отчетност на ИОС, други подобни.

Форми на първична счетоводна документация

На първо място, при осчетоводяването на счетоводните документи се използват унифицирани и самостоятелно разработени форми. Използването на много унифицирани формуляри от 2013 г. насам не е задължително.

Всички първични формуляри трябва да бъдат одобрени от ръководителя на организацията. Понастоящем са задължителни следните:

1. За отчитане на услугите по превоз на товари (272-P на правителството).
2. За отчитане на труда и възнагражденията (1-P на Goskomstat).
3. За регистриране на касови операции (88-P на Goskomstat, 3210-U на Банката на Русия).

Стандартният формуляр е предвиден и за платежно нареждане. При изготвянето на стандартизирани формуляри е задължително да се попълнят счетоводните документи, т.е. да се попълнят всички предписани колони (редове). Ако липсва някаква информация, в съответната колона трябва да се постави тире.

Струва си да се отбележи, че организациите все още използват счетоводни документи, които към момента не са задължителни. Тези формуляри могат да бъдат коригирани в зависимост от вътрешните нужди на компанията. Те могат да бъдат направени по-подходящи и удобни за определяне на специфични бизнес дейности. Например може да не се използват печатът и маркировките на лицевата и обратната страна.

Одобряване на първичните счетоводни документи

Организацията е длъжна да одобри първичните счетоводни форми, които ще използва (параграф 4 от клауза 1/2008-PRU). Важно е да се има предвид, че само позоваване на албум с унифицирани формуляри няма да е достатъчно.

Счетоводната политика трябва да съдържа списък на конкретните видове документи от албумите, които организацията ще използва, и списък на лицата, които имат право да подписват първични документи.

Формулярите могат да бъдат одобрени и от други местни регулаторни актове. Например чрез заповед за одобряване на формуляри за първични счетоводни документи. Счетоводната политика трябва да съдържа позоваване на такава заповед.

Задължителни реквизити на счетоводните документи

Федералният закон 402-FZ регламентира изискванията за задължителните реквизити на първичните счетоводни документи. Има седем такива детайла:

1. Дата на съставяне на документа.
2. Наименование на документа.
3. Наименование на икономическия субект, който е изготвил документа.
4. Съдържание на фактите за стопанската дейност.
5. Стойност в пари или в натура (с единици).
6. Имената на длъжностите на лицата, отговорни за транзакцията.
7. Подписи с преписи на отговорните лица.

Някои документи, които не представляват първична документация, могат да се използват като такива.

Ако дадена организация отчита разходите си за наем, счетоводните документи са нотариалните актове и договорът за наем. Членове 611 и 622 от Гражданския кодекс гласят, че в такъв случай е задължително да се съставят двустранни актове за приемане на отчетния обект. Ако разгледаме член 753 от Гражданския кодекс, първичните документи могат да бъдат едностранни актове.

Подготовка на документи в счетоводството

Важно е да се разгледат конкретни случаи, които често се срещат в документацията.

Отказ от използване на пломби. Основната цел на печата е да удостовери подписа, положен от отговорното лице. От 2015 г. фирмите не са задължени да имат печат. Информацията за печата трябва да бъде предоставена в устава на дружеството (82-FZ). Печат се изисква само в случаите, предвидени във федералните разпоредби.

То трябва да фигурира в следните документи: двойни сертификати за акции, доклади за трудови злополуки, документи, представени пред митническите органи, пълномощно, което позволява на юридическото лице да представлява интересите му в съда.

Печатът не е задължителен, но може да бъде предвиден под формата на първичен счетоводен документ, одобрен от ръководителя на стопанската единица.

Документи, изготвени в Чужд език. Документи само на руски език могат да бъдат приети за осчетоводяване. Ако документът е на друг език, той трябва да бъде преведен на руски на линия. Не се изисква удостоверяване на прехвърлянето, освен в случаите, предвидени в Хагската конвенция:

1. Неоценени суми в първичните счетоводни документи. Данните от стойностно естество в счетоводните документи могат да бъдат отразени в условни единици, във валута, в рубли.
2. Електронен подпис на първични документи.

402-FZ позволява на стопанските субекти да изготвят първични документи не само на хартиен носител, но и по електронен път.

Електронният документ трябва да съдържа всички задължителни реквизити за счетоводните документи, както и електронен подпис.

Съществуват три вида електронни подписи - обикновен, подсилен неквалифициран и подсилен квалифициран. Според Министерството на финансите може да се използва всеки от тези три подписа.

Пълномощно за подписване на първични счетоводни документи

Служител на организацията има право да се подпише, ако е изготвен един от следните документи

1. Пълномощно за подписване на първични документи (членове 185-189 от Гражданския кодекс).
2. Заповед на органа по подписването.

В сравнение със заповедта за издаване на пълномощно, пълномощно може да бъде издадено и на лица, които не са служители на дружеството. Факсимилето може да се използва по споразумение между страните за подписване на първични документи (член 160 от Гражданския кодекс).

График на документооборота в счетоводството

Графикът на документооборота е описание, което може да бъде под формата на таблица или диаграма, на процедурите за създаване, разпространение, обработка и съхранение на счетоводните документи. Графикът може да бъде одобрен като приложение към счетоводната политика или като местен нормативен акт. Във втория случай счетоводната политика следва да съдържа позоваване на този акт.

Графикът на документооборота трябва задължително да отразява:

1. Срокове, в които документите трябва да бъдат изготвени, предадени, обработени и съхранени.
2. Длъжности на лицата, отговорни за операциите, отразени в графика за движение на документите (105-П на Министерството на финансите).

Дневник за регистриране на първични документи

Поддържането на такава главна книга е по-скоро въпрос на целесъобразен контрол на документите, отколкото на общо счетоводство. Той е се изисква за Регистър на счетоводните документи - входящи и изходящи първични документи. Специалистите съветват да се използва такъв регистър и в случаите, когато счетоводството се извършва без използването на специализиран счетоводен софтуер.

Например, когато използвате 1C, дневникът на документите може да бъде генериран и отпечатан веднага щом ви потрябва. Например регистърът на постъпленията ще показва документите на доставчиците, а регистърът на касовите документи ще показва съответно касовата книга на фирмата.

Счетоводството, за разлика от данъчното счетоводство, позволява да се отразяват фактите от икономическата дейност при липса на Първични счетоводни документи, но само ако все пак са получени по-късно.

В този случай стопанските операции трябва да се отчитат с помощта на техника за оценяване. Когато се получи документ, той не се обръща. Необходимо е да се коригира само датата на получаване.

Този подход е регламентиран в 21/2008-PBU, 119n-P на Министерството на финансите, ACPI16-443-R на Върховния съд.

Документите, свързани с посреднически сделки, са изключение от тази процедура. Посредникът трябва да предаде всички документи. В случаите, когато отчетът за сделката е издаден с грешки или неточности, възложителят има право да направи възражения в срок от 30 дни след получаването му (членове 999 и 1008 от Гражданския кодекс).

Съхраняване и унищожаване на счетоводни документи

Процедурата за съхранение на първични документи се определя от 558-P на Министерството на културата. Общият период на съхранение на документите, съгласно 402-FZ "Относно счетоводството", Член 9, е 5 години. Ръководителят на дружеството отговаря за организацията на съхранението на документите.

Някои документи трябва да се съхраняват за по-дълъг период от време:

1. при закупуване на движимо имущество - за най-малко 10 години.
2. Сделки с недвижими имоти - безсрочни.
3. Фишове за изплащане на дивиденти и ваучери за командировки в Далечния север - 75 години.

Когато срокът на валидност на вътрешните счетоводни документи е изтекъл, те могат да бъдат унищожени. Решението за унищожаване трябва да бъде взето от експертна комисия, създавана всяка година или постоянно. В съответствие с констатациите на комисията следва да се изготви акт, отразяващ списъка на документите, които трябва да бъдат унищожени.

Дружеството може да се разпорежда с документите само или да ги предаде на специализирана организация специализирана организация.

Отговорност за съхранението на първичните документи

Предвидени са санкции за сериозни нарушения на закона нарушения на изискванията към счетоводните и финансовите отчети. Един от най-грубите документи е липсата на задължителни първични счетоводни документи, счетоводни регистри, финансови отчети, одиторски доклад.

При установяване на такива нарушения се налагат глоби в следните размери

1. Длъжностни лица - 5 000 до 10 000. рубли.
2. Повторно нарушение от страна на длъжностни лица - 10-20 хил. RUB или лишаване от права за срок от 1-2 години.