Инвентаризация на имота: какво представлява, особености, необходими формуляри и сертификати

Всички счетоводители знаят, че инвентаризацията е незаменима и строго необходима счетоводна дейност. Лицата, отговарящи за управлението на отделите, службите и компанията като цяло, разполагат с толкова информация за нея. В инвентаризацията могат да участват отделни специалисти от различни отдели. В някои компании това е отговорност на специален отдел за поддръжка.

Обща информация

Всеки счетоводител може да ви каже, че инвентаризацията е строго ограничена последователност от събития, всяко от които е от решаващо значение за резултата. Основната цел на одита е да се увери, че всички материални активи, които дружеството има на хартия, са налични в материална форма.

Година след година трябва да се извършва такъв одит на финансовите задължения и активите на фирмата. Имоти, машини и съоръжения, други активи. Честотата на инспекциите, нюансите на тяхната организация и списъкът на въпросите, които трябва да бъдат изяснени, трябва да бъдат формулирани от ръководния персонал на дружеството. Вътрешните правила трябва да бъдат създадени и потвърдени от счетоводната политика. Задължително е да се издаде тематична заповед, потвърждаваща такава разпоредба.

В законите на нашата страна също така се посочва, че инвентаризацията е необходима и важна дейност, без която не може да се мине в едно предприятие. Приет е специален закон, който е публикуван под № 402. В него се посочват ситуациите, които налагат извършването на инвентаризация.

Такава проверка се изисква по закон, ако дружеството се подготвя да представи годишни счетоводни отчети, ако планира да продаде или наеме определени активи. Инвентаризация е необходима, ако се смени лицето, което отговаря за предметите, ако се установи кражба, ако нещо е използвано неправилно или се е развалило. Процедурата трябва да се изпълнява в случай на структурни промени, аварийни ситуации и други извънредни ситуации.

Нюанси и форми

Всеки бизнес мениджър знае, че инвентаризацията не е само предварително планирано събитие, но може да се организира и внезапно, ако възникне необходимост. По-специално, непланирана проверка се извършва, ако се установи, че клиентът е бил измамен.

Основното условие за организиране на събитието е волята на ръководния персонал. инспекция може да бъде организирана по всяко време. необходимо е, ако се предават нерегистрирани стоки, ако има непланирани продажби. Внезапна инвентаризационна проверка се извършва, ако ръководството иска да провери компетентността на лицето, което отговаря за определен сектор на предприятието.

Отговорността за организирането на инвентаризацията се възлага на комисия. В екипа трябва да има трима или повече души. управителят издава заповед за определяне на списъка на служителите, включени в комисията. Работи през цялото време.

Ако има нужда, състава на екипа Възможно е да бъде привлечен допълнителен високоспециализиран персонал. всяка проверка се извършва с участието на всички членове на комисията. Ако някой отсъства, резултатът се обявява за невалиден. Персоналът, който носи материална отговорност, трябва също да присъства на инспекция. Без участието на служителя резултатите са невалидни.

Определяне на събитието

Месечната, годишната или друга инвентаризация е дейност, която включва проверка на наличието на определени активи, пасиви от паричен тип. Извършва се на определена дата. Те сравняват цифрите със счетоводните данни и проверяват за несъответствия.

Инвентаризацията позволява на дружеството да наблюдава целостта на материалните активи. Съществуват няколко вида събития. Честотата позволява случаите да се разделят на планирани и изненадващи. първият е строго задължителен и необходим при изготвянето на годишните отчети. Непредвидено се извършва съгласно тайния график на ръководния персонал или в непредвидим момент, ако има причина.

Инвентаризацията, която се извършва извън публично известния график, има за цел да определи отговорността на служителите при изпълнението на техните задължения. Лицето, което отговаря служебно за имота, трябва да извърши обиколка на случаен принцип - това е основно изискване на процедурата. Резултатите се използват за оценка на компетентността на лицето и дали то изпълнява съвестно работата си. Непланирани мерки са необходими при възникване на обстоятелства. В този случай работниците могат да поемат инициативата и да поискат от надзорния персонал да организира инвентаризациите.

Много или малко?

Прието е да се прави разлика между пълни и частични инвентаризации или случайни инвентаризации. Първият метод включва инвентаризация, при която се сравнява всичко, което компанията притежава. Няма изключения от този тест, нито пък може да има. Може да се организира частична инвентаризация. Той определя кои групи активи ще бъдат одитирани и се занимава с тях. Вземането на проби включва избор на елементи от група стоки, предмети, активи, които да бъдат проверени.

Ако е била организирана втора или трета проверка на типа, ако се открият някои несъответствия, е необходимо да се извърши пълна проверка. Селективен формуляр се организира най-често, когато има пауза между основните дейности по инвентаризация. Тези мерки позволяват да се контролира опазването на материалните активи. Мениджърите могат да следят дали инвентарът се съхранява правилно.

Кой носи отговорност?

Счетоводството и контролът на запасите са отговорност на обучен персонал на фирмата. Специалната комисия се определя със заповед, издадена от ръководителя на дружеството. Това е непрекъснат процес. Независимо от вида на планираната проверка на материалните запаси във фирмата, трябва да присъства целият управителен съвет. Тя отговаря за наблюдението между инвентарите.

Ако обхватът на планираната инспекция е много голям, могат да се сформират отделни и специализирани комитети. Този работен процес дава възможност за извършване на проверка в цялата компания в рамките на строго договорен срок. Това е особено полезно, ако различните области на фирмата са на голямо разстояние една от друга. По-специално, ако юридическото лице има организационни единици, е важно да се създадат работни комитети. В някои случаи най-добрият изход е да се създаде еднократен екип. Тази опция работи по време на текущия одит, след което вече не е валидна.

Цели и задачи

Провеждането и правилното изготвяне на инвентаризация и анализът на резултатите от нея са абсолютно необходими, за да се изясни как действителното имущество на дружеството съответства на информацията за него в счетоводните документи. Задачата на комисията е да определи дали има елементи, които не са били отчетени, и да изчисли колко материал е действително изразходван в производствения процес. Инвентаризацията трябва да разкрие евентуални липси, да открие излишни предмети и да гарантира, че оперативните правила и разпоредби се спазват по отношение на активите. Комисията отговаря за първоначалната инвентаризация.

броенето се осъществява чрез преброяване, измерване, претегляне. Инвентарните единици трябва да се проверяват стриктно там, където се намират в работния процес. По време на проверката трябва да се открие всичко, което не е наред. Открийте какво вече не е годно за употреба, както и материали, предмети и продукти с изтекъл срок на годност.

Основни правила

Инвентаризацията трябва да се извършва непрекъснато, за да се гарантира успех. Отговорният персонал трябва да бъде на обекта по всяко време. Инвентаризацията трябва да се извършва без предупреждение от лицето, отговорно за проверяваните активи. Само комисия, одобрена от ръководството, има право да го провежда.

Важни документи

Процедурата за организиране на инвентаризация в нашата страна се определя от официални постановления, наредби, които се издават от името на Министерството на финансите. Необходимо е да се спазват нормативните актове, определящи счетоводните правила, както и местните документи, приети в предприятието, за да се регулира работата.

От особена важност е приетият в 99-ия заповед на Министерството на финансите, публикувано под № 49. Необходимостта от инвентаризация е заложена в 402-ия Федерален закон за счетоводството. Ако някои аспекти на работния процес не са описани в тези закони, ако няма информация в други държавни документи, е необходимо да се приеме местен акт, да се предвиди разпоредба в счетоводната политика.

Задачата на ръководителя на формуляра е да изготви правилата на събитието. Методологични насоки" се използват като модел. Образците и формите на инвентаризация във всяка фирма се разработват самостоятелно, като се отчитат особеностите на предприятието.

При изготвянето на образците на документацията трябва да се вземе предвид обхватът на дейността на дружеството. За водене на документация се използват стандартизирани формуляри. През 98 г. Госкомстат издава Резолюция 88, с която одобрява редица необходими за шаблони за инвентаризация.

Подробности за събитието

Основната идея на инвентаризацията е да се изчисли всичко в компанията и да се провери доколко резултатите се различават от първоначалните записи. преброяване на елементите въз основа на тяхното местоположение. Инвентаризацията не е извършена съгласно инвентаризационния опис, тъй като той не разкрива излишни артикули. Ако се взема предвид теглото, то трябва да се претегли; ако се взема предвид обемът или дължината, трябва да се измерят геометричните параметри.

Някои елементи се преобразуват в единици за тегло. Това е характерно за инвентаризацията на селскостопанските стоки. Отделните единици се отварят избирателно, ако опаковката им е непокътната. Ако няма надпис и съдържанието не е такова, каквото е показано отвън, всички опаковки трябва да бъдат отворени и всичко, с което разполага дружеството, да бъде преброено.

Както можете да заключите от анализа на формулярите, използвани за инвентаризация, и да разберете от прегледа на документацията, уреждаща проверката, всички ценни книжа и парични средства трябва да бъдат проверени по време на проучването. Такива артикули се преброяват на лист хартия.

Препоръчително е в договора да се включи клауза, в която се посочва, че на мястото, където служителят работи, не могат да се съхраняват лични вещи. При проверката на наличните продукти всички данни се въвеждат в инвентарния опис. Обикновено счетоводител отговаря за съставянето на този документ. Нищо не трябва да се добавя към документа, без да се пресметне предварително. Не можете да се доверите на думите на служителите, независимо колко добри са те.

Правила: Строги!

Инвентаризация - периодът, за който е забранено да се извършва инвентаризация. Не се допускат разходни операции. Помещението, в което се организира проверката, е строго ограничено. Не трябва да се допускат неоторизирани лица в. Ако комисията прекъсне заседанието си, обектът трябва да се запечата. Всички документи, свързани с инвентаризацията, се съхраняват само в сейфа.

Схема и инструкции

Както е определено в декрет 49. Организиране на инвентаризация на дълговете, дълготрайните активи, стоково-материалните ценности, като преди всичко се съставя заповед, която се подписва от ръководителя на дружеството. В документа се декларира фактът на проверката. Тя трябва да съдържа дата на плащане, поръчка. В тях се посочва кой е член на комисията и какви видове активи трябва да бъдат проверени. Ценностите се сортират по ключови характеристики, ако има такива Ако има нужда от такова действие, всичко се преизчислява и информацията се въвежда в инвентаризацията. Следващата стъпка е помирението. След това резултатите се обобщават.

Докладът за инвентаризация трябва да бъде одобрен от отговорното лице на дружеството. След като документът бъде изготвен и одобрен, започват дейности за промяна и подобряване на записите и за изясняване на информацията, която се съхранява в отчетите. Ако виновните бъдат идентифицирани, те трябва да понесат отговорност. Документите, изготвени като одиторски доклади, трябва да се съхраняват в архива за постоянно запазване.

Задбалансови сметки

Други се питат дали инвентаризацията може да бъде средство за установяване на състоянието на задбалансовите сметки. Специалистите посочват необходимостта от извършване на периодични проверки на цялото имущество, притежавано от дадена компания.

Ако някои предмети не са собственост, но фирмата ги използва, също е необходимо да се организира проверка. Трябва да се направи инвентаризация на наетите, получените и депозираните вещи. Съответно всичко в задбалансовите сметки също се отчита и проверява.

Процесът на проверка е описан по-горе. Изготвя се списък с недостатъци. Стойността, посочена в споразуменията, актовете за прехвърляне и други документи, които уреждат отношенията на субектите с въпросните активи, е важна за целите на счетоводството. Копие се предоставя на собственика, за да може той да сравни информацията със собствените си регистри.

Аптека

Като се използват моделите на инвентарните записи, описани по-горе, е възможно да се организира одит в аптеката. Отличителна черта на такъв процес - необходимостта от включване на целия материално отговорен персонал. В деня на инвентаризацията не могат да се отпускат лекарства. Може да се организира ръчна проверка, да се сканират етикети.

В зависимост от естеството на събитието се избират подходящи проби за инвентаризация. Понякога дейността включва изброяване на продуктите в аптеката по азбучен ред. Тъй като някои артикули се съхраняват отделно, а някои продукти лесно се пренебрегват, тази инвентаризация често разкрива липси. Установено е, че отчитането на рафтовете е по-ефективно. Всички продукти са идентифицирани, за да се избегне случайна загуба.

Инвентаризация и ревизия

Двете събития имат някои разлики. И двете се извършват с цел проверка на движението на активите и поради това понякога се бъркат. Основната разлика е в целта на проверката. Целта на инвентаризацията е да се установи разликата между действителното положение и положението, записано на хартия. Такава проверка е необходима, за да се отстранят грешките в счетоводните записи. Ревизията от своя страна е необходима за разкриване на операции, които се извършват в нарушение на закона и без основание. Одитът има за цел да оцени законосъобразността на дейностите, да определи тяхното съответствие с нормативната уредба.