Организационна система: определение, основни функции, методи на управление, задачи и процеси на развитие

Когато се отнася до организационна система, тя се отнася до структура, която е съставена от отделни звена. Те са взаимосвързани помежду си по определени причини. В зависимост от целите, поставени пред отделите и фирмата, и в съответствие с изпълняваните функции. Това предполага съществуването на ръководители (центрове), които могат да вземат решения и са отговорни за дейностите на звената.

Обща информация

Въпросите, свързани с проектирането и формирането на организационни системи за управление, са от значение не само за нови предприятия, но и за съществуващи предприятия, които трябва да работят в различна среда. Това изисква промени в състава и структурата на задълженията и задачите, които трябва да се изпълняват. Първата стъпка в този случай е да се анализира формалната структура на организацията. Разглеждат се съставът на организационните единици, броят на участващите служители, тяхното съответствие със сложността и структурата на работата, която трябва да се извърши, и т.н.

По време на анализа трябва да се подредят всички важни елементи на предприятието. Те включват информация и комуникация, снабдяване с ресурси и технологии, съответствие на изискванията за работната сила, взаимозаменяемост. При разглеждането на една организационна система за управление трябва да се отговори на два въпроса:

1. До каква степен вече съществуващото може да допринесе или да попречи на изпълнението на избраната стратегия?
2. На кои нива трябва да се възлагат конкретни задачи?

Намиране на отговори

Съществуват доста подходи за справяне с целите. Тъй като е доста проблематично да се разгледат всички, ще обърнем внимание само на две от тях:

1. Конкретни лични цели и задачи за изпълнителите.
2. Кратък организационен анализ.

И двата подхода се стремят да открият какъв е приносът на дадено лице към мисията на предприятието. Управлението на организационните системи също е важно. Накратко, трябва да използваме следните методи

1. Методът на самоанализа. Особено внимание се обръща на административния и управленския персонал. Целта е да се увеличи представяне на психиатрични работници. Основният фокус е върху принос към решението целите, изпълнението на стратегията на компанията и постигането на определените цели. Този метод по същество преминава от цялостната картина към детайлите. Това се осъществява по следния начин: бизнес цели - стратегия - цели - функционална организация. едва след това са позициите - служителите - техните отговорности и мотивация.
2. Метод на анализ "отдолу нагоре. Тя вече се основава на индивидуалния служител и неговите/нейните определени цели и задачи. Този метод дава възможност да се свърже работата на отделните служители с дейностите на компанията и прилаганата стратегия за просперитет. Макар че много често има оплаквания, че теоретичните разпоредби са добре обмислени, но прилагането им на практика оставя много да се желае.

Повече за самооценката

Този метод позволява да се изготвят ефективни препоръки, които имат за цел да подобрят цялостната организационна структура и резултатите на компанията чрез намаляване на дублиращата се работа, намаляване на разходите за управление, управление на натовареността на ръководителите и разделяне на функциите на ръководителите. Какъв е крайният резултат от извършената работа? Организационната система за управление, изградена с помощта на саморефлексия, включва ориентация към следните принципи и възприятия

1. Ръководството получава заплащане за упражняване на реално управление. Ето защо по-голямата част от времето му се изразходва за насочване, измерване, подготовка и инструктиране. Това се подпомага от планиране, организационна помощ, финансови планове, анализ на текущата ситуация и други подобни дейности.
2. Мениджърът трябва да има достатъчно хора на подчинена позиция, за да разполага с цялото им внимание. Но трябва да има достатъчно време за всички.
3. Броят на връзките в организацията трябва да бъде сведен до минимум.
4. Ръководителите трябва да изпълняват ограничен брой добре планирани задачи, чието изпълнение ще допринесе пряко за постигане на целите на организацията.
5. Ясното разбиране на желанията на ръководството може да бъде изкривено от неефективна комуникация. Доста обща причина - много голям брой връзки. Резултатът е намалена способност за промяна, независимост за решаване на проблем, търсене на други начини.

Самоанализът е възможен във всяка организация. Методът се състои от шест етапа: подготовка, събиране на данни, обработка на информацията, анализ, доклад, последващи действия. Това води до писмени препоръки, които се отнасят до областите за подобрение организационна структура.

Метод на анализ "отдолу нагоре

Поставянето на лични цели и задачи установява какъв е приносът на служителя в процеса на постигане на определените ценности и параметри. Фокусът е върху:

1. Да се обмислят подходящите условия за интегриране на работния процес на всеки служител с целите, задачите и стратегиите, които ще осигурят адекватност на организационната структура.
2. Да се уверите, че всички са заинтересовани от постигането на най-добрия възможен резултат.
3. Методът на анализ "отдолу нагоре" позволява също така да се оценят отделните работи.

Следва да се отбележи, че разглежданият подход може да се използва не само за анализ, но и за решаване на някои от основните проблеми, свързани с управлението на организацията. Те включват:

1. Установяване на процес за постигане на целта чрез диалог за нейното поставяне и начина, по който ще бъде постигната.
2. Фокусиране на вниманието на служителите върху очакванията за изпълнението.
3. формиране на работна програма чрез определяне на крайни срокове за конкретни задачи.
4. Улесняване на управлението на системата за заплащане, като се създаде разумна основа за възнаграждаване на отличното представяне и постиженията на работното място.
5. Преценка дали даден служител трябва да бъде повишен и дали има добър потенциал.

Затова този метод се допълва много добре от организационна система за управление, която стандартизира подходите към възможно най-много ситуации.

За функциите

Най-важните и съществени са: организиране, планиране, изготвяне на графици, координиране, мотивиране, контролиране и регулиране. Това се проявява в структурата, правилата, културата, процесите. Управлението на организационна система включва използването на набор от методи и техники, тяхното рационално съчетаване, установени взаимовръзки, за да се ръководят елементите в организацията Време и пространство. Следва да се търсят най-благоприятните условия. В този случай функциите на управлението на организационните системи трябва да бъдат ясно разписани, отговорностите на различните лица трябва да бъдат разграничени.

И Това не е просто думи . Не забравяйте, че функциите са специфични видове специализирани управленски дейности, които са се развили чрез разделението на труда. Всяка от тях се изпълнява чрез набор от задачи за управление. Не бива да се забравя също, че функциите се повтарят вид дейност. Те могат да се извършват от едно лице, звено или група. Броят на функциите и техният състав зависят от редица фактори: мащаб, ниво и структура на развитие на производството, размер на организацията, връзки на дружеството с други подобни обекти, независимост, ниво на техническо оборудване.

Спецификата на задачите, които трябва да бъдат изпълнени

Управленските функции трябва да осигуряват лидерство и обслужване на организацията. Всяка от тях трябва да има конкретна цел, повторяемост, хомогенност на съдържанието. Функциите трябва да бъдат и обективни по своя характер. Това се дължи на необходимостта от самия процес на управление, при който хората работят заедно. Освен това функциите са основата за определяне на размера и структурата на управленския апарат. Тя трябва да обединява всички относително различни, но като цяло неразделни структури. Те се влияят до голяма степен от целите на организационната система за управление.

Списък на функциите

За да разгледаме по-подробно тази тема, нека да разгледаме какво се среща на практика:

1. Организационна функция. се занимава с практическото изпълнение на планове и програми. Осъществява се чрез създаване на организация, оформяне на нейната структура, разпределяне на работата между звената и служителите и координиране на техните дейности.
2. Мотивационна функция. Тя е специализирана в идентифициране на нуждите и да избере най-ефективния и подходящ начин за постигането им. Всичко това се прави, за да се осигури максимална заинтересованост на служителите в процеса на постигане на целите на организацията.
3. Мониторинг. Той необходими за Това е необходимо, за да се откриват своевременно грешки, надвиснали опасности, отклонения от изискваните стандарти и да се създават основата за непрекъснато усъвършенстване.

Допълнителни функции

В организацията адекватни трябва да бъдат:

1. Функцията на нормирането. Те трябва да се разглеждат като процес за изготвяне на научно обосновани оценки на. Те се използват за оценка на количествените и качествените параметри.
2. Функция за планиране. Необходимо е да се регулира стриктно поведението на обектите в процеса на реализиране на целите и задачите, поставени пред служителите.
3. Координационна функция. Гарантира, че организацията работи по координиран и съгласуван начин за постигане на планираните цели.
4. Функция за регулиране. Пряко се пресича с контрола и координацията. Ако външната/вътрешната среда предизвиква отклонения от изискваните параметри, е необходимо да се коригира ситуацията, така че да е в рамките на определените граници.

За целите

Организационната система се създава за постигане на определена цел. Например, генериране на възможно най-високи приходи. Или 100 милиона рубли. Независимо от това какво се случва, има редица предизвикателства, които трябва да бъдат посрещнати, за да се постигне целта. Следва да се отбележи, че те се различават по своя мащаб, въздействие, важност, влияние върху бъдещето и сложност на изпълнението.

Задачите за управление на организационни системи на най-високо ниво са най-важните и съществените по отношение на постигането на резултати. Ако нещо е направено неправилно от служител от ниските етажи на властта, то все още е относително оцеляващо. Особено ако бъде своевременно открит и спрян. Докато грешките на висшето ръководство имат много по-голям опустошителни последици. А за да ги спрете, е трудно да го направите с подкрепата на акционерите/учредителите.

Но процесът на идентификация също е от значение. В края на краищата в нашата среда нещата стоят така, че висшето ръководство не се проверява редовно. А откриването на нередности може да стане или чрез упражняване на контрол, като се държи пръст върху пулса на събитията, или като се забележи аномалия в отчетите, които мениджърите предоставят на собствениците. За да се постигнат ефективно поставените задачи, е необходимо да се осигури подходяща организационна структура на системата управление, за което няма да има безотговорно лице.

За развитието

Организационните системи не стоят на едно място като камъни. Винаги има някакво движение (не непременно към по-добро). Но ако погледнем назад през хилядолетията, управлението на организационните и икономическите системи все още се усъвършенства и развива. Понякога това се влияе от разработването на нови методи и подходи. Може да бъде повлиян и от напредъка в науката и технологиите. Например, какво е управление без на информационните технологии? Дори ако сте самостоятелно заето лице, компютърът/смартфонът помага за водене на документация, изпращане на данни до данъчната служба, статистическите органи и редица други органи.

Но може ли да се каже, че сега е постигнато върхово постижение? Уви, не. Дори въпреки технологии и методологии, които вече имаме, е твърде рано да се радваме. В края на краищата, колко невероятни открития очакват човечеството в бъдеще?. Вземете например изкуствения интелект. Когато се разработи образец на това решение с добри резултати, това, което ще може да прави такъв служител, който не се нуждае от сън, почивка и заплата, ще го изуми и ще го принуди да се адаптира към новата среда.