Управление. Вътрешна и външна среда на организацията: понятие, характеристики и примери

Външната и вътрешната среда на дадена организация в управлението зависи от комбинация от икономически фактори. Това е способността да се конкурира, рентабилността на фирмата, мерки за ефективност на приетата стратегия и условията за по-нататъшно развитие. Ако отрасълът позволява навлизане на нови пазари (особено чуждестранни), външната среда изисква стратегическо планиране и прогнозиране.

Вътрешна среда: общи понятия

Вътрешната среда на дадена организация включва събития, фактори, хора, системи, структури и условия в рамките на организацията, които обикновено са под контрола на компанията. Декларацията за мисията и стилът на ръководство също са подсилващи фактори. Обикновено те се отнасят до вътрешната среда на организацията в управлението. А външната среда ще зависи от действията на предишната.

Следователно вътрешната среда е тази, която определя организационните дейности, решенията, поведението и нагласите на служителите. Промените в стила на ръководство, мисията или културата на организацията могат да окажат значително въздействие върху компанията като цяло.

Външна среда и нейни характеристики

Някои фактори възникват извън компанията, но предизвикват промени в нея. Обекти и концепции, които до голяма степен са извън контрола на всяка организация, са

• Клиенти.
• Състезание.
• Икономика.
• Технология.
• Политическа и социална среда.

Външната среда на дадена управленска организация може да окаже значително влияние върху вътрешната среда, например върху текущите ѝ операции, растежа и дългосрочната ѝ устойчивост.

Пренебрегването на външните сили може да доведе до грешки. Наложително е мениджърите постоянно да наблюдават и да се адаптират към външната среда, като работят за ранно извършване на проактивни промени, вместо да предприемат реактивен подход, който може да доведе до съвсем различни резултати.

SWOT анализ

Вътрешната и външната среда на управленската организация определя реакциите на мениджърите спрямо обстоятелствата и промените. Те разчитат на данни "сканира". Процесът означава да се наблюдават и двете среди за ранни индикации за това какво може да се наложи да се промени. За да се отчетат потенциалните възможности или заплахи, трябва да се направят корекции, за да се определят силните страни на компанията и да се преборят със слабите страни.

Един често срещан вид сканиране на околната среда е SWOT анализът, който разглежда конкретно силните и слабите страни, възможностите и заплахите на вътрешната и външната среда на организацията. Накратко, управлението е свързано с анализиране на всичко, което се случва около и в компанията, както и с работата на персонала и удовлетвореността на служителите.

Мениджърът ще започне да анализира вътрешната среда, като проучи неефективността в организацията. След това трябва да се разгледа външната среда и нещата, които се случват извън организацията, но влияят върху нейното успешно съществуване.

Фактори, влияещи върху рентабилността

SWOT анализът препоръчва да се разделят компонентите, които могат да повлияят на дейността на фирмата. Всеки от факторите има няколко обстоятелства, които могат да променят външната и вътрешната среда на дадена управленска организация. Примери за това са маркетинговата среда. Това е комбинация от външни и вътрешни фактори и сили, които оказват влияние върху способността на компанията да установява взаимоотношения и да обслужва своите клиенти.

Маркетингова бизнес среда

Вътрешната среда е специфична за фирмата и включва собственици, служители, машини, материали и др.д. Външната среда се разделя на два компонента: микро- и макросреда.

1. Микросредата или средата на задачите също е специфична за бизнеса. Той се състои от факторите, свързани с производството, разпространението и популяризирането на офертата.
2. Макросредата или по-широката среда включва понятия, които засягат обществото като цяло.

По-широката среда се състои от шест компонента:

• Демографски.
• Икономически.
• Физически.
• Технологичен.
• Политико-правен.
• Социално-културен.

Маркетинговата среда на компанията се състои от участници и страни извън маркетинга, които влияят върху способността за управление по отношение на изграждането и поддържането на успешни взаимоотношения с целевите клиенти (Филип Котлър).

Принцип № 1 на регулиране на външните отношения - конкуренция

Освен ако фирмата ви не е монопол, трябва да се борите с конкуренцията. Когато стартирате бизнес и навлизате на пазара със своя продукт, вие се конкурирате с утвърдени и по-опитни компании в същия бранш.

След като постигнете успех, ще се сблъскате с нови фирми, които се опитват да откраднат клиентите ви или да се конкурират с вас. Тя може да ви помогне или да ви съсипе. Например в конкуренция с Amazon много по-малки магазини са затворили. Ако факторите на външната и вътрешната среда на дадена организация бяха идентифицирани по-рано, всяка организация би могла да стане конкурентоспособна.

Принципи на регулиране #2 - промени в правителствената политика

Промените в правителствената политика могат да имат огромно въздействие върху бизнеса. Тютюневата индустрия е класически пример за това. От 50-те години на миналия век насам външната и вътрешната организационна среда на цигарените компании се променя под влиянието на правителството. Те бяха задължени да поставят предупредителни етикети върху продуктите си, загубиха правото да рекламират по телевизията. Все по-малко са и местата, където пушачите могат да пушат законно правни основания.

Делът на пушачите в Русия е намалял почти наполовина, което се е отразило и на приходите на индустрията. Като се има предвид концепцията за външната и вътрешната среда на организацията, трябва да се каже, че първата води до промени във втората. Съществуват независими обстоятелства, които "победи" невъзможно.

Вътрешен фактор за развитие № 1 - служители

Освен ако не сте едноличен търговец, вашите служители са важна част вътрешна среда на вашата компания. Те трябва да свършат добра работа. Мениджърите трябва да могат да работят със служители на по-ниско ниво и да контролират други части на вътрешната среда.

Дори ако всички служители са способни и талантливи, вътрешната политика и конфликтите могат да разрушат добрата компания. Трябва да се идентифицират тези фактори на външната и вътрешната среда на организацията. Това е характеристика на политиката на фирмата в областта на човешките ресурси.

Вътрешен фактор номер 2 - финанси

Дори във времена на строги икономии липсата на средства може да бъде решаващ фактор за това дали фирмата ще оцелее или не. Когато финансовите ресурси са твърде ограничени, това се отразява на броя на хората, които можете да наемете, на качеството на оборудването и на ефективността на рекламата, която трябва да организирате.

Ако няма такива трудности, има по-голяма гъвкавост за развитие и разширяване на бизнеса. В такава среда е по-лесно да се оцелее при криза или непланирана инфлация.

Методи за вътрешната и външната среда на организацията

След като всички фактори са установени, трябва да преминете към методите за анализ на силните и слабите страни. Това се препоръчва от системата SWOT. Окончателните показатели ще бъдат използвани при съставянето на стратегическо планиране, която след това ще стане оптималната платформа за създаване на тактическо разширяване на предприятието.

SNW анализът се различава от SWOT по това, че е по-сложна система от тактики, която е насочена към силните страни на. Първият се отнася за развитите страни, където важните принципи за изграждане на бизнес са самата компания. Вторият анализ се използва в по-слабо развитите страни, където бизнесът може да престане да съществува поради влиянието на правителството.

Съществуват и два различни анализа (STEP и PEST), които се фокусират едновременно върху правителството и малкия бизнес.

1. Вариант на STEP анализа се използва в САЩ, Русия, Африка и страните с голяма територия. Китай използва различен метод за анализ, тъй като някои области са обособени по правни линии. Приоритет се дава на технологиите като показател за напредък.
2. PEST анализът се използва за анализ на външните характеристики на бизнеса. В него се разглеждат фактори като като политика и икономиките на световните лидери. Именно от тях зависи развитието "малък" държави.

За да разберете системата за макроикономическо влияние, трябва да проучите икономиките на други държави.

Организация за управление на околната среда

Управлението на промяната може да се определи като систематичен подход за трансформиране на процеси, системи, структури, технологии и ценности с цел отстраняване на недостатъци и несъответствия в организацията. Това включва поредица от действия, които да помогнат на участниците да преминат от настоящия си начин на работа към планирания.

В бизнеса промяната се отнася до всяка промяна в традиционния начин на работа. Това може да бъде допълнение, промяна в политиката, процеса, метода или нещо друго, което пряко или косвено засяга организацията.

Причините за промяната могат да бъдат естествени (т.е. оцеляване, растеж или разширяване). Те могат да бъдат и реактивни, т.е. да се адаптират към променящата се среда. Нека разгледаме някои от тях:

• Управлението на промяната включва внимателно планиране и прилагане на стратегии, като същевременно се провеждат консултации с хората, засегнати от промяната, и се осигурява тяхното участие. Тя помага на организацията да прилага, контролира и наблюдава промяната и дава възможност на членовете на организацията да приемат промяната в съществуващата среда.
• Признаване на необходимостта. само чрез определяне на това, което ще бъде подобрено (т.е. процес, продукт, технология, метод). Необходим е екип, който да инициира и ръководи процеса.
• спешността, с която трябва да накарате служителите и другите членове на организацията да осъзнаят важността на промяната и ползите от нея. това е важна стъпка, която трябва да бъде разгледана и съобщена на всички заинтересовани страни. Освен това на страните с алтернативни идеи трябва да се даде равна възможност да представят своите възгледи, мнения и предложения по същия въпрос.
• Бариери. Съпротивата срещу промяната е основна пречка пред управлението на промяната. Понякога ръководството може да получи подкрепа само от няколко души, а останалите могат да се противопоставят на промяната. Ето защо, за да се приложи ефективно стратегията за промяна, бариерите трябва да бъдат отстранени своевременно.
• Информираност. Промените трябва да започнат с визия за по-нататъшното развитие, тъй като тя изяснява бъдещите цели на организацията за заинтересованите страни. Затова е необходимо да се създаде визия и да се съобщи на засегнатите, за да знаят защо.

Една от най-добрите тактики за повишаване на интереса и морала на екипа е да се създадат малки, лесно постижими етапи, които да повишат морала и удовлетвореността на служителите. Но не бива да се пренебрегват и дългосрочните цели, защото те ще повлияят на приемането на промените в бъдеще външни и вътрешни среда на предприятието. Промените често са неуспешни поради преждевременното обявяване на успех.

Те трябва да се прилагат по подходящ начин. Необходимо е да се изчака известно време, за да се установят пропуските или слабостите.

Защо ни е необходим PEST анализ?

Това е инструмент, предназначен за идентифициране на аспектите на външната среда. Те могат да влияят върху стратегията на организацията. Управлението на вътрешната и външната среда е невъзможно без стратегия и използване на същия формат като този на конкурентите.

STEP анализът помага за получаване на добър резултат, ако периодично прилагате различни оценки на форм-фактора. Отчитат се динамичните показатели за растеж, които влияят на бизнес перспективите. Крайният резултат е модел за реакцията на фирмата към нова стратегия, която е в състояние да адаптира фирмата към комбинацията от идентифицираните фактори на макросредата.

Характеристики на добре организираната компания

Служителите трябва да преминат обучение, за да могат успешно да интегрират промените в своята рутина. Мониторингът на промените трябва да поддържа съществуващ, постоянен механизъм за наблюдение дали промените се прилагат правилно.

Управлението на промените се отнася до процеса на разработване и прилагане на корпоративни стратегии, планове и методи, произтичащи от различните вътрешни и външни условия на организацията. Компетентностна характеристика означава набор от изключителни умения, стратегии, ходове или технологии, които отличават лидера от средния играч в дадена индустрия. Той е жизненоважен източник конкурентно предимство за фирмата в сравнение с нейните конкуренти.