Матрична структура на управление: схема, основни принципи, ефективност

Организационната структура е модел на връзките между длъжностите и хората в дадена организация.

Организационната структура е съвкупност от различни зависимости (напр. функционални, йерархични) между отделните елементи (като организационни позиции, клетки, звена) на организацията, които позволяват тя да бъде управлявана. Същността на ОС е правилното обвързване на целите и задачите с хората и как да им се въздейства в работните процеси, т.е. създаване на специфични части на организацията и последващото им обединяване с цел по-ефективно управление.

Матричната структура е една от най-желаните структури за сложни организации, които се характеризират с фокус върху проектните дейности.

Матричната структура се характеризира с отклонение от традиционното допускане, че формалната организационна структура като цяло трябва да бъде постоянна и непроменяща се система. В тази структура беше възможно да се съчетаят положителните характеристики на структурата на персонала/линията с тези на.

Концепция

Матричната форма на организация се отнася до една от формите на организационни структури на предприятието, която е доста широко разпространена в съвременната среда. Тя се основава на два припокриващи се критерия. функционалните отдели са в основата на матрица. След като те бъдат идентифицирани, се избират и картографират групи. В зависимост от бизнес профила на компанията основният критерий за определяне на гореспоменатите групи е производството или временният отдел, занимаващ се с конкретна задача.

Този тип структура е свързана с математическото понятие за матрица, т.е. правоъгълен масив от реални числа, характеризиращ се с обединяване на колони и редове.

В матрична структура колоните са еквивалентни на постоянни повтарящи се функции. Всеки елемент в матрицата има 2 фокусни точки вземане на решения - мениджър на функции и мениджър на задачи. Предимствата му са гъвкавост и отвореност към промените в средата, повишена отговорност на ръководителя за проекта, подобрен информационен поток и възможност за служителите да повишат своята креативност.

Този тип организационна структура е въведен през 60-те години в аерокосмическата индустрия. НАСА е водеща в използването на тази структура. Масивът често е структуриран около проблем или проект, в който организацията участва. Те обикновено се разпознават в редовете на матрицата. Колоните на една матрица са аналогични на фиксирани, повтарящи се функции.

Възможности за приложение

Матрична структура се прилага в случай на определени специфични дейности, които изискват назначаването на проектни екипи в системата за управление на предприятието. Членовете на тези екипи са служители на постоянните организационни единици на структурата.

Възлагането на служители може да се осъществи в следните случаи:

• пълно откъсване от родителското звено (отдела) за времето на изпълнение на задачата (проекта) и пълно подчинение на ръководителя на определения екип по проекта (става дума за т.нар. проектни екипи);
• двойна линия на докладване както на ръководителя на главното звено, така и на ръководителя на екипа (това решение съответства на типичните матрични структури).

всеки служител, който е член на масивна структура, е член на екип на проекта, също като функционална единица. Резултатът от тази двупартийна принадлежност е, че има няколко лидери. Матричната организационна структура е доста сложна. Не всяка компания може да го приложи ефективно. Прилагането на тази структура може да доведе до много явления позитиви, и негативни в организацията.

Предимства

Сред положителните характеристики на приложението на матричната структура са следните

• създаване на условия за интердисциплинарна работа;
• насърчаване на развитието на умения за сътрудничество;
• гъвкавост;
• улесняване на високата идентификация на служителите с целите;
• Създаване на автономни механизми за управление и координация;
• Насърчаване на явлението синергия;
• освобождаване на творческия потенциал на служителите;
• Позволява задълбочено фокусиране върху подробен проблем;
• по-голяма отвореност и гъвкавост при адаптирането към промените в околната среда;
• увеличаване на отговорността на координиращия ръководител за предприятието чрез разширяване на неговите компетенции за целия проектен цикъл;
• подобряване на информационния поток.

недостатъци

Отрицателните характеристики на прилагането на матрична структура включват:

• високи разходи за управление;
• потенциал за анархия;
• увеличаване на времето, необходимо за изпълнение на задачите;
• нарушаване на принципа на единоначалие и възможност за спорове относно компетенциите между ръководителите на функции и координаторите на проекти;
• Липса на разбиране и доверие от страна на ръководителите на функции и ръководителите на проекти;
• поставя доста високи изисквания към ръководителите и подчинените, което затруднява попълването на работните екипи;
• несигурността и заплахата, които съпътстват ръководителя на екипа и участниците в механизма за управление на проекта;
• натоварване на ръководителите на проекти с постоянни проблеми, свързани с координацията.

структурни характеристики

Матричната структура се препоръчва като модерна структура поради лекотата, с която матричната организация може да реагира на променящите се условия среди. Този тип структура е изградена на принципа на двуизмерното групиране: колоните са еквивалент на постоянно повтарящи се функции, а линиите представляват необичайни, периодично променящи се задачи, продукти, проекти.

Ако една организация изпълнява едновременно няколко различни задачи (проекти), екипите, които ги изпълняват, работят като че ли "на кръст" от традиционната структура на персонала, създавайки матрица от задачи и функции.

Всеки елемент в матрицата - длъжност или организационна единица - има два центъра за вземане на решения: ръководител на функция и ръководител на задача (проект). Двете системи се припокриват в резултат на старото разделение на функции и новото разделение на проекти. Това води до предаване на информация и координиране на работата в хоризонтална структура, докато разтоварването обикновено претоварва вертикалните канали (йерархично разделение по функции).

В матричната структура, използваща две припокриващи се правила за групиране, съществуват структурни характеристики на управлението на предприятието, като например:

• висока степен на специализация от професионален тип;
• дълбока децентрализация;
• ниска степен на формализация.

Матричната структура на практика

Световноизвестният американски производител на автомобили Ford използва подхода на масива, за да създаде един от най- популярни модели, а именно Ford Focus. Групата, създадена за тази цел, се нарича "екип от трикове", включително инженери, дизайнери, специалисти по маркетинг и производство. Организацията на работата на мениджъра се извършва от експерти от други области на компанията. Благодарение на прилагането на тази структура и събирането на експерти проектът за създаване на нов модел беше успешен поне една година по-рано, отколкото може да бъде биха били постигнати с предишния подход, прилаган в дружеството.

Матричната структура се използва и в следните компании: Prudential, General Motors, NCR, American Cyanamid и Manhattan Bank. Въпреки всички усилия, свързани с въвеждането и опитите за прилагане на матричната структура, тя не намира приложение в компании като Philips или Citibank. Горната ситуация показва, че матричната структура не е универсална структура, подходяща за прилагане във всяко предприятие.

Пример за матрична структура

На фигурата по-долу е показан пример за матрична структура на управление и връзките в нея.

Както може да се види от илюстрацията, структурата има както функционално, така и проектно разделение на отношенията на докладване.

Ръководителят на дружеството има няколко заместници в рамките на тази структура. директори на отдели: маркетинг, научноизследователска и развойна дейност, производство, икономика и финанси, технически отдел. Този списък може да се различава в зависимост от компанията. Всеки от следните заместници. Директорите имат собствени функционални отговорности в съответните области.

Може да видите функционални служители, които се отчитат пред всеки от тях. Ако вземем отдел "Човешки ресурси", заместник-ръководителят по персонала ще докладва на. Ако разгледаме заместник по маркетинга, ръководителят на проекта се отчита пред ръководителя на маркетинга и т.н. д.

Мениджърът по човешки ресурси изпълнява своите функционални отговорности в областта на човешките ресурси, но той има и друг ръководител на проекта (не само функционален). Служителят също така докладва и изпълнява нарежданията на своя ръководител на проекта, към когото е назначен. Това разкрива същността на двойната структура на отчитане.

По подобен начин може да се вземе примерът със специалист по доставките. С от едната страна, той/тя докладва на своя ръководител на обществените поръчки в рамките на организационната структура, а от друга страна - на ръководителя на проекта в рамките на функцията по обществени поръчки.

Кога си струва да се прилага матрична структура?

Матричната структура на управление и нейната схема на приложение са възможни в следните ситуации:

• Когато външната среда оказва голям натиск върху предприятието, например когато има голяма конкуренция на пазара. Като се вземат цялостни мерки за всички клетки на масивната структура, е възможно бързо и ефективно да се привлече вниманието на потребителите.
• В ситуация, в която предприятието обработва безброй данни и информация. Прилагането на тази структура значително улеснява разпределение на отговорностите и координиране на задачите, които трябва да бъдат изпълнени.
• Ако ресурсите на една организация са ограничени, матричната структура се оказва спасително решение. Чрез използване на ограничени ресурси, например производствени специалисти, е възможно да се използва не само отделът, произвеждащ продукт А, но и отделът, произвеждащ продукт Б.

Въпреки трудностите, свързани със създаването на активна масивна структура, тя функционира в предприятията и често допринася за успеха и ускоряването на проектите.

Основни принципи на формирането

Структурата на матричното управление и схемата на нейното формиране разграничават две отделни части: фиксирана и променлива. Фиксираната част се състои от организационни единици, които са специфични за структурата на персонала (обща администрация), докато променливата част се състои от екипи от служители, натоварени с конкретен ангажимент (проект). След приключването на даден проект тези екипи се разделят и могат да бъдат сформирани отново в зависимост от нуждите на институцията.

По този начин променливата част на структурата включва организационни единици или групи от длъжности, създадени от назначени служители като част от функциите, които съставляват производствения процес (напр. научноизследователска и развойна дейност, планиране, закупуване, производство, продажби) за изпълнение на отделни проекти. В зависимост от вида на предприятието се назначават ръководители на проекти и други служители в сектора. Фиксираната част на тази структура се състои от типични спомагателни организационни звена (например персонал, финанси, счетоводство и др.). д.), необходими за на ефективно управление на институциите.

Матричната структура на управление и нейният дизайн е матрица, в която колоните са функционална йерархия, а редовете от връзки - техническа йерархия. По този начин изпълнителните звена (отдели) са подчинени на функционалния ръководител при вертикалната система, докато при хоризонталната система те са зависими от координаторите на проекти.

Наименованието "матрична структура" произлиза от математиката: в науката терминът "матрица" се отнася до правоъгълен масив от реални числа, който описва обратната връзка между редове и колони. Така заедно се създава матрица, която определя връзката между елементите на редовете и колоните.

В матричната организационна схема редовете обикновено означават необичайни, периодични задължения на субекта, докато колоните са еквивалентни на постоянни, повтарящи се функции, изпълнявани от групи служители. Ако едновременно се изпълняват няколко или десетина големи проекта, екипите, които извършват тези дейности, действат като своеобразен "преход" от традиционната структура персонал/линия, създавайки матрица от предметни и функционални задачи. Характерна особеност Матричната структура е отклонение от принципа на еднолично управление.

Заключение

Матричната структура може да се разглежда като универсално решение, особено в институции със сложни, индивидуални задачи, които изискват координация и сътрудничество между специалисти от различни дисциплини. Поради това матричната структура е особено полезна в академични и изследователски институции, проектантски бюра, изследователски центрове и др. д. Тази структура вече се използва и в много големи институции (холдинги, корпорации), както и в организационни консултантски фирми и рекламни агенции. Матричната структура е гъвкава и дава възможност за взаимодействие между хората на всички нива в организацията.