Планирането на даден проект е... Етапи и характеристики на процеса, разработване и изготвяне на план

Планирането включва вземането на количествени и качествени решения с цел постигане на целите на организацията в дългосрочен план. Тази работа е особено полезна за идентифициране на най-добрите възможни начини за действие. Планирането на проекти е разработването на точен план, върху който да се изгради организацията. Това позволява да се обмислят всички детайли, да се вземат решения и да се постигнат целите. Как се извършва тази дейност, е описано по-долу.

Цел на планирането

Планиране на проекта това е важен процес в управлението на бизнеса. Това е изключително важно, поради което днес почти всяка компания извършва тази дейност. Изисква известно време и ресурси, но си заслужава.

качеството на планирането в процеса на управление на проекти определя тяхното по-нататъшно изпълнение. При такава процедура се извършва иницииране, по време на което се одобряват уставът и регистърът на членовете и се избира стратегическа посока за по-нататъшно развитие.

Първоначално се установява последователност от ключови дейности. След като това бъде одобрено, се уточняват подробностите.

Чрез определяне на концепцията на бъдещия проект и неговите основни етапи ръководството ще може да коригира всички етапи и да избере най-добрите начини за постигане на поставените цели.

Планирането на проекта е важен управленски процес. Позволява последващо наблюдение и своевременно коригиране на напредъка в развитието. Действителното изпълнение се сравнява с планираното, което разкрива степента на изпълнение на целите. В хода на проверката беше получена актуална информация от външни и вътрешни източници. Крайните срокове, заложени в плана, условията и показателите могат да се променят, тъй като трябва да съответстват на реалната ситуация.

Планирането оказва пряко влияние върху всички процеси на управление на проекти. Затова всяка организация е длъжна да. Не е възможно да управлявате нищо, ако не ясно определена последователност от дейности. Тези стъпки са задачи, които, когато бъдат изпълнени, водят до постигане на целта. Ако нещо започне да се обърква, както е планирано, мениджърът идентифицира причините за тези явления, взема решения за правилното действие при съществуващите обстоятелства.

Процесът на планиране представлява начален етап от жизнения цикъл на проекта. без него е невъзможно да се постигне желаният резултат.

Задачи за планиране

Планирането на целите на проекта включва разработване на система от цели, които, подобно на стъпки, водят до тяхното постигане. Представената работа позволява да се определи още преди началото на работата дали избраният вид дейност да реализирате печалба. Всеки инвеститор иска да вложи парите си в най-печелившия, доходоносен проект. Възможно е да се очертаят основните параметри и резултати на бъдещата дейност и да се изберат адекватни, реалистични начини за постигането им в хода на планирането.

За да бъде продуктивна, организацията ще трябва да реши редица задачи. Ако изчисленията покажат, че резултатът от тези дейности е отрицателен (дружеството реализира загуба), а не достатъчно висок, трябва да се установят причините за това явление. Направени са някои корекции за подобряване на резултатите от проекта. Корекции могат да се правят на всеки етап от изпълнението на задачите по проекта. Те могат да бъдат следните:

• Определяне, изясняване на проектната цел (или цели), определяне на желания резултат от действието.
• Определяне на обхвата и състава на бъдещата работа.
• Оценка хронология на всеки етап.
• Изчисляване на бюджетните разходи за проекта.
• Създава се график и се изчислява бюджет за всеки етап.
• Изискванията за ресурсите на всеки етап се определят. Изчисление се прави за всяка фаза на проекта и за дейностите на организацията като цяло.
• Логистичният план.
• Извършва се оценка на риска и се установява методология за адекватна реакция при рискови ситуации.
• Подробностите за действието се обясняват подробно на инвеститора.
• Подробностите се договарят от всички участващи страни.
• Отговорността за извършването на работата и изпълнението на задачите е споделена между служителите и ръководителите.
• Взаимодействие при планирането, изяснени са процедурите за планиране на управлението.

Управлението на проекти и планирането на проекти са тясно свързани. Само последователното изпълнение на поставените задачи в определените срокове и в най-пълна степен може да гарантира постигането на целта - генериране на печалба в хода на дейността на дружеството.

Основни процеси

В процеса на организиране на планирането на проекта се извършват редица задължителни и незадължителни дейности. независимо от дейностите на организацията, те се прилагат По време на създаването на цялостната стратегическа концепция. Задължителните процеси включват следното:

• Описание и допълнителна документация на всички планирани задачи, съдържание на проекта.
• Определяне на основните етапи на проекта, последвано от подробното им разработване.
• Изготвяне на оценки. Общата стойност на всички ресурси се изчислява, необходими за Изпълнение на проекта.
• Изготвяне на поетапен план за действие, чието изпълнение ще доведе до постигане на целите.
• Опишете последователността на дейностите.
• Определени са техническите зависимости, както и ограниченията на работата.
• Изчисляване на времето, необходимо за всеки етап на работа, Определяне на работната ръка и другите ресурси, които ще бъдат необходими на всеки етап от производствения цикъл.
• Определяне на вида и набора от ресурси, както и на техния обхват.
• Посочете реалистичен срок за извършване на работата, ако ресурсите са ограничени.
• Създаване на бюджет и определяне на прогнозни разходи за всяка дейност.
• Създаване на конспект.
• обобщаване на резултатите от други проучвания по време на процеса на проектиране, като се събират данни за планирането в единен документ.

По време на планирането и проектирането на проекта тези стъпки са задължителни.

Спомагателни процедури

Някои процеси може да не са необходими по време на планирането на проекта. Само ако са необходими, ръководителят ги включва в общия списък. Тези спомагателни процеси включват следното:

• Планиране на стандартите за качество, определяне на максималния им допустим обхват. В него се посочва и как да се постигне необходимото ниво на ефективност на крайния продукт.
• Организационно планиране, което включва разпределяне на функционалните компетенции, отговорности и подчиненост на всички членове на проекта.
• Избор на персонал с подходящо ниво на квалификация и опит, чиято работа ще позволи проектът да бъде завършен възможно най-бързо. В някои случаи се изисква изграждане на екип.
• Установяване на комуникации, за да се гарантира, че членовете на проекта необходимата информация.
• Определяне, оценка и документиране на видовете рискове, свързани с проекта. Това позволява несигурността да бъде идентифицирана и разрешена на етапа на планиране, за да се оцени степента на възможното ѝ въздействие върху проекта. На тази стъпка се изчисляват благоприятни и неблагоприятни сценарии за избраната стратегия.
• Планиране на логистични процедури. Какви точно суровини, други необходими материали и ресурси ще бъдат закупени от външни организации, в какви количества и с каква честота ще се извършват доставките.

В хода на планирането на процесите по проекта може да се наложи да се предприемат и други действия. Това зависи от целите, които организацията преследва при осъществяване на своята дейност.

Стъпки за планиране

Планирането на проекта се състои от 4 основни стъпки. Те са предложени от консултантската компания Booz Allen & Хамилтън.

Стандартният модел на планиране е следният

Стъпка 1. Поставяне на цели

Поставят се два вида цели. Те могат да бъдат формални или реални. В първия случай се представят критерии за определяне на полезността на проекта. Официалните цели са резултат от мотивацията на ръководството. Реалистичните цели представят начините, по които официалните цели могат да бъдат постигнати.

Стъпка 2. Анализ на проблема

По време на тази фаза на планиране се определя реалната ситуация в организацията. След това се прави прогноза за бъдещото му състояние. След това се определят съществуващите проблеми, като се съпоставят целите на системите с резултатите от прогнозния анализ. Това позволява проблемите да бъдат структурирани в резултат на.

Стъпка 3. Търсене на алтернативи

Това са варианти на решение, които взаимно се изключват.

Стъпка 4. Оценка на алтернативите

Определя се приемливостта на всеки от съществуващите варианти. Оценява се ефективността и нивото на риска на всяко решение и след това се взема подходящо решение. Оптималната алтернатива трябва да бъде не само осъществима, но и легитимна, като позволява най-близко доближаване до желаната цел. Той отчита съществуващите ограничения във времето и ресурсите и т.н. д.

когато се създава проект за териториално, оперативно или друг вид планиране, е задължително той да се приложи по-късно, за да се сравнят реалните резултати с планираните. Това дава възможност да се управлява напредъкът към общата цел, да се правят навременни и подходящи корекции.

Планиране на времето

Струва си да се отбележи, че планирането на проектите следва малко по-различен модел. Той е разделен на 5 основни етапа:

1. Идентифициране на работата и записването ѝ като списък. В някои случаи мениджърите правят грешката да не посочват всички процеси едновременно. За да се избегне това явление, се препоръчва последователно разлагане на последователността от дейности.
2. За всяка дефинирана позиция се определя последователност и продължителност. Това зависи от технологичните характеристики на работата, която трябва да се извърши. За тази цел се прилага и методология за декомпозиция, която се допълва от експертни оценки. Това дава възможност за точно определяне на планираната продължителност на всяка операция. Това може да стане чрез мозъчна атака, която позволява характеристиките на технологията да бъдат разгледани от различни гледни точки.
3. Определят се видът и наличността на ресурсите. Това могат да бъдат финанси, материали, труд, информация и др. Графикът на извършената работа се сравнява с логистичния план, плана за финансиране и т.н. д. Всички стъпки трябва да са взаимосвързани, за да образуват непрекъснат процес. По този начин се избягват смущения в производствения процес. Оскъдните ресурси обаче трябва да се разглеждат отделно. Те определят до голяма степен продължителността и последователността на целия набор от дейности, които трябва да бъдат извършени.
4. Зададени са външни ограничения. Те включват сезонност на производството, технологична готовност на доставките на оборудване, други външни фактори.
5. Създадена е система за реагиране на възникващи рискове по време на управлението на проекта. Планирането на проектите започва с техния анализ. За най-вероятните и опасни заплахи се разработват подходящи отговори.

Принципи на планиране

Когато планира бизнес проект, мениджърът трябва да следва определени принципи. Основните от тях са:

• Насочване към. Изпълнението на проекта преследва ясна, крайна цел, без да се разпилява по маловажни задачи.
• Системност. Управлението на бъдещия проект трябва да бъде цялостно, интегрирано. Отчитат се особеностите на нейното разработване и съставяне. В някои случаи проектът може да бъде разделен на подсистеми. Те също така ще бъдат взаимосвързани. Промените в една система предполагат промени в структурата на друга. Разбиването на проекта на няколко части позволява да се проследят вътрешните връзки и взаимодействието на елементите, да се избере най-ефективната структура. Изпълнението на проекта може да бъде оценено по отношение на качествените и количествените процеси.
• Изчерпателност. Явленията се определят от гледна точка на техните връзки и зависимости. За това се използват различни методи и подходи за управление.
• Наличност. По време на планирането на дейностите по проекта е предвидено, че всички дейности ще бъдат обезпечени с необходимите ресурси.
• Приоритет. Фокусиране на проектирането върху основните, най-важни задачи. Тяхното определение зависи от цялостната концепция за развитие в дългосрочен план.
• Икономическа сигурност. Изчислява степента на загубите и щетите за организацията в случай, че планираното събитие не се осъществи. Рисковете не могат да бъдат избегнати изобщо, но трябва да бъдат оценени и обосновани.

Структуриране на проекта

По време на планирането на задачите на проекта е необходимо да се структурира проектът. Йерархичната последователност на дейностите предполага разделяне на целия проект на отделни части. Това дава възможност за детайлизиране на комплексите на различни нива. Този подход улеснява управлението на процеса.

Структурирането позволява следното

• Определяне на обхвата на работата за постигане на междинните цели.
• Контролиране на напредъка на проекта, оценка на възможността за постигане на всички негови цели.
• Отчитането е организирано в съответствие с оптимална структура.
• Определят се контролни точки, с помощта на които се оценява напредъкът на проекта.
• Отговорностите са правилно разпределени между изпълнителите.
• Всички членове на екипа получават обективна и разбираема информация за целите и задачите на проекта.

Грешки в структурирането

Някои ръководители допускат грешки в процеса на структуриране, които имат отрицателно въздействие върху постигането на целите. Основните от тях са следните:

• Фазата на структуриране се прескача изцяло. Мениджърът преминава направо към търсенето проблемите са решени текущ период.
• Използват се само организационните единици, без да се отчитат крайните продукти или използваните ресурси.
• Структурирането не обхваща целия проект.
• Елементите на структурата се повтарят.
• Структурите не са интегрирани в съответствие с особеностите на подготовката Документация на проекта и финансова отчетност.
• Структурата е прекалено или недостатъчно детайлна.
• Отделни елементи на проекта не се поддават на компютърна обработка.
• Не се разглеждат нематериални крайни продукти (услуги, сервизи и др.). д.).

Основа за структурирането

Планирането на проекта е сложна дейност. Структурирането трябва да се извършва правилно. Тя се извършва на следните основания:

• Жизнен цикъл на създавания проект.
• Специфичната структура на единиците.
• Компоненти на резултата, който трябва да бъде постигнат след приключването на проекта.
• Процес, функционални елементи от работата на компанията.
• Географско разположение на обектите.