Определяне на потребностите от персонал: концепция, методи за планиране и начини за покриване

Един от най-ценните ресурси на всяка компания е нейният персонал. Въпреки това, той е доста скъп. Ето защо е от решаващо значение да се определи броят на служителите, който възможно е да се постигне максимален икономически ефект при най-ниски разходи. Това се постига чрез използване на специфични методологии и подходи. Определянето на потребностите от персонал е една от най-важните задачи на управлението. По-долу ще бъде описано как се извършва този процес.

Видове изисквания към човешките ресурси

Процесът на определяне на потребностите от персонал е система от интегрирани мерки. Неговата задача е да постигне конкретните цели, определени за производствения процес. Това е доста сложна процедура, тъй като е необходимо не само да се определи броят на служителите, които ще изпълняват необходимите задачи, но и да се създаде най-ефективната производствена система. Поради това персоналът се подбира и в зависимост от неговата квалификация, опит. Когато е необходимо, се осигурява обучение.

В рамките на една организация планирането трябва да обхваща няколко различни области на развитие. Това позволява процесът на планиране на работната сила да бъде възможно най-ефективен.

Съществуват различни подходи и методи за определяне на потребностите от персонал. Те най-често се разделят на 2 основни вида:

• Прогноза за бъдещето. Този подход се нарича още стратегически. Това е свързано с бъдещето на организацията. Нуждите от персонал в този случай се определят в зависимост от избрания от организацията начин на действие. Това включва планиране не само на броя на служителите, които са необходими в дългосрочен план, но и на тяхната ефективност.
• Ситуационен. Това планиране гарантира, че организацията ще разполага с необходимите ресурси в близко бъдеще. При този подход се обръща внимание на текучеството на персонала, а също и на броя на отпуските, болничните, отпуските по майчинство, дългосрочните отпуски, съкращенията и т.н.

Процедурата на планиране се извършва непрекъснато в различни моменти от време. Така такава процедура може да бъде:

• Краткосрочни - до 12 месеца.
• Средна - от 1 до 5 години.
• Дългосрочни - повече от 5 години.

Качествените и количествените изисквания към персонала могат да се определят и от опитни мениджъри. Във втория случай е възможно да се установи точният брой на служителите в дружеството. Качественият подход определя необходимостта от персонал със специфична квалификация.

количествена потребност

Качествените и количествените изисквания към персонала се различават значително помежду си. Планирането се извършва и в двете посоки. За количествени определения се избира метод, чрез който може да се изчисли оптималният брой служители в работната сила. Това се определя в рамките на определен период от време.

Количественото определяне на потребностите от персонал се извършва с помощта на няколко основни показателя:

• Броят на служителите. Това е броят на служителите във ведомостта за заплати на определена дата. Взема се предвид броят на служителите, които напускат дружеството броя на пристигналите служители в деня на анализа.
• Текущ номер. Броят на служителите, включени във ведомостта за заплати, които се очаква да работят в този ден, за да изпълнят задълженията си. Коефициентът на текучество на персонала се изчислява като разлика между средния и наличния персонал в деня на анализа.
• Среден брой служители. Този показател се използва за наблюдение на броя на служителите за определен период. Той се използва при изчисляването на средната работна заплата, производителността на труда, коефициента на текучество, текучеството на персонала и др. д. Ако трябва да се изчисли средният брой на служителите за месец или период, средният брой на служителите на ден се сумира и се разделя на броя на дните. Вземат се предвид почивните дни и официалните празници. Ако трябва да се изчисли средногодишната стойност, средният брой служители за всеки месец се сумира. резултатът се разделя на 12.

За да се определят предоставените данни, се води производствена документация за заплатите и персонала. Източниците на информация са заповедите за числеността на персонала наемане на персонал и напускане на заеманата длъжност, преместване, заместване, временно отсъствие на служителя по уважителна причина и др. д.

За да се изчисли броят на наетите лица към дадена дата, се използват различни методи за определяне на броя на наетите лица:

1. Трудоемък метод. Предполага използване на информация за работното време.
2. Методи за изчисление. Използват се данни за стандартите за обслужване, работните места, броя на служителите и управляемостта.
3. Стохастични методи. Позволяват определяне на числовите характеристики чрез корелационен или регресионен анализ.
4. Метод на експертни оценки. Предлага прости или разширени (единични или множествени) изчисления.

Качествени показатели

Определянето на качествените потребности на персонала се характеризира със значителни трудности. По време на този вид проучване анализаторът трябва да определи не само броя на служителите, но и степента на професионализъм и квалификация на служителите, от които се нуждае организацията.

Трудността се състои в това, че понастоящем не съществува единна система за определяне на качеството на работата, потенциала на служителя. Съществува само основен списък характеристики и качества, които определят степента на квалификация и умения на служителя:

• Икономически. Те определят сложността на работата, извършвана от служителя, неговата квалификация, условията на труд, продължителността на трудовия стаж и отрасъла.
• Лични. Наличието на определени умения, дисциплина, ефикасност, съвестност при изпълнение на задълженията, творчество и креативност.
• Организационно-технически. Техническото оборудване на труда, неговата привлекателност, нивото на ниво на организация на производствената технология, Рационализация.
• Социално-културен. Социално активни, ориентирани към екип, морално и културно развитие.

Следните данни се използват за определяне на потребностите от персонал по качествени характеристики:

• Организационна структура.
• Разпределение на служителите по нива на професионална квалификация (както е посочено в производствената и техническата документация).
• Изисквания, наложени на работните места.
• Численост на персонала в структурните подразделения на дружеството.
• Регламенти за организационните и управленските процеси.

За всеки качествен признак се определя броят на необходимия персонал. Общият брой на служителите, необходими за доброто представяне на организацията, се определя чрез сумиране на резултатите за всеки критерий. За тази цел са разработени следните организационни документи:

• Системни цели, въз основа на които се изгражда организационната структура на компанията.
• Обща информация организационна структура Условията на пазара на труда в предприятието и неговите подразделения.
• щатно разписание.
• описания на длъжностите. Те се прилагат и при изчисляването на работното натоварване на основните и ръководните функции на персонала.

Фактори, влияещи върху потребностите от работна сила

Съществуват някои фактори, които оказват влияние върху процеса на планиране на работната сила и определянето на потребностите от персонал.

Те могат да бъдат преки или косвени, вътрешни или външни. Най-голямо влияние оказват следните фактори:

• Условията на пазара на труда. Те се определят от няколко характеристики. Условията включват демографски показатели, безработица, качество на образованието, търсене и предлагане на работна ръка в различните сектори, участие на службите по заетостта в процеса на обучение.
• Технологични иновации. Бурният напредък в съвременния свят опростява човешкия труд, променя неговото съдържание. Това изисква своевременно преквалифициране на квалифицирания персонал.
• Промени в законодателството. Този фактор е труден за прогнозиране. Отнася се до законодателството в областта на здравето и безопасността на работното място и заетостта.
• Подход към набирането на конкуренти. Организацията трябва непрекъснато да следи и изучава методите и подходите на конкурентите за подбор на персонал. Въз основа на тази информация се правят корекции в собствената политика за персонала на организацията.
• Фокус на компанията. Те могат да бъдат краткосрочни или дългосрочни и се подчиняват на обща стратегия.
• Финансиране. Всяка организация разполага с определени финансови ресурси. Въз основа на това се избира и политиката на организацията в областта на човешките ресурси.
• Капацитет на човешките ресурси. Това е основата на успешния маркетингов план. Ако отдел "Човешки ресурси" на предприятието може да направи преглед на областта на развитие и на способностите на персонала, това дава възможност за закриване на свободните работни места при възникването им.

етапите на упражнението

Определянето на потребностите от персонал се състои от няколко основни етапа. При изпълнението на такава задача често се наблюдават три основни процеса.

На първия етап компанията анализира собствените си ресурси. Това е необходимо, за да се определи дали тези нужди могат да бъдат задоволявани в бъдеще на място. На адрес това е важно Показателите са печалбата на компанията, оборотът. Трябва да разполага с достатъчно средства, за да плаща за работата на своите служители.

След това, на втората стъпка, се анализират миналите потребности от работна ръка. Направено е заключение относно осъществимостта и ефективността на приложението за човешките ресурси. Анализаторът установява слабости в процеса. Разработва се перспективен план, който елиминира или намалява във възможно най-голяма степен отрицателно въздействие ограничения.

Третата стъпка е да се вземе решение за конкретните действия, които трябва да се предприемат в този момент в политиката за човешките ресурси. Взема се предвид и следното целите и задачите на организацията. Вземане на решения за запазване и съкращаване на определени служители. След анализа на потребностите от персонал могат да се вземат няколко решения:

• намаляване на персонала;
• аутсорсинг;
• Обучение и преквалификация на служители.

Всички тези действия могат да се извършват едновременно. Това зависи от ситуацията в организацията.

Методи за определяне на необходимостта

Потребностите на дружеството от персонал се определят в съответствие със следните методи.

Съществуват няколко популярни техники:

1. Снимане на работния ден. Този метод е ефективен, но много трудоемък. За служителя Определен е набор от отговорности. По време на изпълнението им се записва време. Този подход позволява да се идентифицират ненужните дейности. В някои случаи се взема решение дали даден служител трябва да работи в цялостния производствен процес или дали има свободно място като такова. Може да се наложи сливане на две звена от персонала в едно, ако работното натоварване е малко.
2. Изчислява се в съответствие със стандартите за обслужване. На всеки служител се разпределят определени норми на производителност въз основа на различни стандарти и правила. Познавайки дневната норма на работа, мениджърите могат да изчислят нуждите от персонал за определен период от време.
3. Експертни оценки. Това е един от най-популярните методи. Прилага се в различни компании. Мнението на мениджърите е решаващо при определянето на необходимостта от персонал. Но в По този начин мениджърите следва да се характеризира с високо ниво на обучение и професионализъм. Важно е да имате ясна представа за бъдещото развитие на сектора.
4. екстраполация. Въз основа на текущите данни се правят прогнози за по-дългосрочен период. взема предвид всички възможни бъдещи развития. Това може да бъде увеличение на цените, планирани действия на правителството в сектора, бъдещото му развитие и др. д. Този подход се използва, ако вътрешните и външните условия на работа на организацията са стабилни. В нашата страна тя може да се използва само за краткосрочно планиране.
5. Създаване на компютърен модел. Мениджърите предават информация, въз основа на която се изготвя компютърна прогноза за нуждите на организацията от работна сила за дадена перспектива. Този метод е сравнително нов, така че все още не е широко разпространен. Тя изисква значителни финансови разходи, както и участието на подходящи експерти. Метод, който е по-подходящ за големи предприятия.

Формули за изчисление

Потребностите от персонал се изчисляват по следните формули.

Преди да се избере формула, е необходимо да се определи какво е по-склонно да прави компанията със своята политика в областта на човешките ресурси:

• увеличаване на производството, което изисква допълнителен персонал.
• Намалява се количеството на продукцията, което води до освобождаване на работна ръка.
• Обемът на производството не се предвижда да се промени. Потребностите от човешки ресурси се определят от естественото движение на персонала в случай на съкращения, отпуск по майчинство, пенсионна възраст и др. д.

Ето защо увеличението на производството се изчислява и обосновава в отделите за планиране. Да увеличите производителност всички фактори са взети под внимание. Прилага се формулата за определяне на планирания брой служители:

Npcn = Nbp* AI + OI,

където Ppn е средният планиран брой на персонала през планирания период, Pbp е броят на персонала през миналия (референтен) период, I е индексът на промяната в производството в бъдеще, OM е общата промяна в броя на персонала през референтния период.

Среден брой служители

Необходимият персонал може да се определи и по друга формула. Средният брой на служителите може да се определи по следния начин:

Qcf = Qb * Qcf,

където Nrss е средният брой на служителите, Pb е броят на служителите, които са се присъединили към компанията е необходимо за средният брой на служителите на смяна, Kc е средният коефициент на персонала.

Методи за покриване на нуждите

Когато се установи нуждата от човешки ресурси, се определят средствата за нейното удовлетворяване:

• Външен. в този случай се обръща внимание на завършилите профилирани образователни институции, центровете за преквалификация на персонала, както и на предложенията на агенциите за подбор на персонал и на отворения пазар на труда.
• Вътрешен. Персоналът е преквалифициран и квалификацията му е повишена. За тази цел се извършва повишаване на квалификацията възможности за кариерно развитие. Този подход намалява текучеството на персонала.

Брой на помощния персонал

Определянето на необходимостта от помощен персонал също се извършва по проста формула:

Qdp = Krm * PC * Kss,

където Npcr е броят на служителите, включени във ведомостта за заплати на помощния персонал, Cpc е броят на работниците места за помощен персонал, RS - брой работни смени за един ден.