Бюджетиране на проекта. Видове и цел на бюджета. Етап на проекта

Под бюджетиране на проект следва да се разбира остойностяване на дейностите, които се изпълняват в рамките на определена схема. Въпросът е и за процес на формиране на тази основа - бюджет, който съдържа установеното разпределение на разходите по разходни позиции, вид работа, време на изпълнение или други елементи.

Формиране на бюджетната структура

Как се изготвя предварителният бюджет на проекта? Тази структура се идентифицира чрез сметкоплан за разходите по конкретната програма. Обикновено е достатъчно да има традиционна счетоводна оценка, за да се определи тя.

Бюджетирането се счита за план за разходите или залагане на разходи. Това означава, че след Планирайки предварително, трябва да разберете колко ще се плати, кога и за какво пари в брой. Следователно в този случай е възможна всякаква методология за представяне на загубите. Въпреки това не бива да се забравя, че те трябва да отговарят на практическите изисквания на заинтересованите страни, както и на установените стандарти. Освен това те трябва да отговорят на въпросите, които представляват интерес за инвеститорите в проекти.

формуляри за представяне на бюджета

Както планираните, така и действителните бюджети имат определени форми на представяне. Сред тях е важно да се отбележат следните:

• графици, които са планове за разходите;
• матрици за разпределение на загубите;
• Стълбовидни диаграми на разходите;
• подобни графики на кумулативната обща (кумулативна) загуба;
• линейни диаграми на кумулативните разходи, разпределени във времето;
• показване на структурата на загубите от кръгов тип.

Струва си да се отбележи, че на различните етапи от разработването на проекта е уместно да се изготвят различни проектни и работни документи. Факт е, че става въпрос за разработване на различни видове бюджети. Те се различават помежду си по отношение на изискваната точност и предназначението. Струва си да се отбележи, че с напредването на проекта допустимата грешка в бюджета става много по-малка.

Разнообразие и предназначение на бюджетите

Намаляването на допустимата грешка може да се докаже от таблицата по-долу. Нека разгледаме целта и основните видове бюджети.

Бюджет на проекта и оценки на разходите

Интересно е да се отбележи, че бюджетът на проекта е подобен на оценка на текущите разходи на отделен бизнес елемент на компанията. Основната разлика тук е, че тя традиционно обхваща целия проект, т.е. от началото до края. От своя страна бюджетът на бизнес единицата се определя на годишна или тримесечна база. За да се постигне максимален контрол, тя трябва да бъде разделена на две части: преки разходи и непреки загуби.

Първият вид бюджет е ключов инструмент за управление и контрол за ръководителите на проекти, както и за директорите на съответните функционални звена. Това включва разходите (транспортни разходи, заплати и т.н.) на всички, които са включени в екипа на програмата. В този случай всеки от участниците изпълнява отделни задачи.

Струва си да се помни, че при обосновката на разходните позиции се вземат предвид следните точки:

• Разходите за закупените материали;
• сумата, изразходвана за производство;
• разходите за отклонения от нормалното използване на технологиите;
• сумата, изразходвана за въвеждане на продукта в експлоатация;
• разходи за доставка;
• други разходи.

На свой ред преките типови разходи следва да бъдат представени, както следва:

• разбити - точно според структурата на проекта до нивото на задачите, които трябва да се изпълнят;
• включват разходи от седмичен характер за заплати на персонала, материали (наети или закупени) и други за всеки компонент и задача по проекта с междинна стойност;
• включват режийни разходи, пряко свързани с разходите за материали и труд;
• Бюджетът ще бъде сумиран в зависимост от различните задачи на участващите структури;
• Създайте резерви за управление (с други думи, оставете определен резерв от разходи и време, които да бъдат управлявани за всеки случай).

Значението на бюджетния процес

Бюджетирането на проектите оказва значителен натиск както върху ръководителите на проекти, така и върху отделите. Причината за това е, че той представя следната алтернатива: ако се придържаме към бюджета, действаме ефективно, ако го надхвърлим, работата е зле свършена.

Въпреки това това изискване често е неприложимо към реалното бюджетиране на даден проект. Въпросът е, че бюджетите се изготвят и изпълняват под определен натиск от редица фактори, както субективни, така и обективни, като например.

Например, наетият ръководител на проект често трябва да приеме бюджети, разработени и приети без неговия принос, дори ако те изглеждат нереалистични. Неспазването на това изискване може да доведе до отказ на служителя да сключи договор. Въпреки това, ако приеме бюджет, който очевидно не отговаря на дадените срокове, както и на наличните ресурси, веднага щом постигането на определени резултати изисква разходи над планираните средства, служителят е принуден да обясни проблема, въпреки че бюджетът първоначално е бил определен на изключително ниско ниво.

Струва си да се помни, че бюджетирането на проекти може да бъде и рационално. В този случай целта на бюджета е преди всичко да се установят действителните разходи на фирмата за проекта. Така че, ако ръководителят на проекта приеме бюджет, който е значително по-висок от приемливия марж на грешка от 15-20% за етапа на обосновка на разходите (информация от таблицата по-горе), много е вероятно ситуацията да надхвърли обяснението пред висшето ръководство на причините за превишаването. По този начин ръководителят на проекта вероятно ще загуби работата си.

Как да го избегнем?

За да се избегне подобна ситуация, М. Рахман пише: "Като ръководител на проект е добре да имате ясна стратегия. Томсет, американски учен, предлага мениджърите да създават собствени бюджети на проектите. При това той посочва редица причини за това поведение:

• Отговаряте за отчитането на бъдещите разходи по проекта и възможността за изразходване на бюджета. Това ще стане невъзможно, ако работите с предварително определен бюджет.
• Като ръководител на проект би трябвало да знаете по-добре от всички останали колко струва даден проект. Определеният от вас бюджет се счита за парична цел. Той трябва да ви удовлетворява по следните параметри: да може да измерва успеха на проекта и да бъде начин за измерване на компетентността на ръководителя (т.е. на вас).
• В бюджетните редове трябва да се направят някои предположения. Това е от решаващо значение, за да могат бъдещите обосновки на конкретни разходи да играят роля. Струва си да се добави, че предположенията се сравняват с възможностите в момента и не се вземат предвид възможните усложнения. Само когато можете да сравнявате на това ниво, бюджетният процес ще функционира по план.

Изготвяне, проследяване и изпълнение на финансовия план

Необходимо е да се знае, че бюджетите на проектите се определят, наблюдават и изпълняват отделно от финансовите планове на звената, участващи в бизнеса, и на компанията като цяло.

Има причини за това:

• Проектите не са склонни да се повтарят. Бюджетите на отделите и звената се определят ежегодно. Често се преразглеждат на полугодие или по-често. Проектите изтичат незабавно след изпълнението им. Става дума за това, че графикът на програмата не е обвързан с финансовата година. Преразглеждането на бюджета е нежелателно. Изключение правят случаите, когато в първоначалния проект са открити груби грешки или когато има внезапна промяна в средата (където се изпълнява даден проект).
• Ръководителят има пряк контрол върху изпълнението на бюджета. Струва си да се отбележи, че финансовите планове на отделите и звената обикновено се влияят от отношенията между няколко служби: отделът за изпълнение дава лимит на разходите на дадено звено въз основа на информация, предоставена от друг отдел; решенията за персонала и системата обаче се вземат от висшето ръководство. От друга страна, проектът използва бюджета в две направления: използване на онези ресурси, които са налични (постижения и персонал), те вече са част от разположението и бюджета на отдела, и ограничено използване на ресурси от външен тип, които се привличат временно. наемането на допълнителен служител във всички случаи води до фиксирани разходи; допълнителната единица персонал за даден проект обикновено използва силите, които вече съществуват в службата.
• Успехът на изпълнението на бюджета е пряко свързан с безупречното спазване на плана за действие по проекта, както и на графика за използване на ресурсите. Зависи също така от това доколко добре ръководителят е планирал изпълнението на всеки етап, както и от това дали членовете на екипа по проекта спазват определения график. Ако изпълнението на даден етап или на цяла дейност се забави, например поради необходимостта от повече човешки или времеви ресурси от първоначално планираните, това по един или друг начин ще има неблагоприятно въздействие върху бюджета, т.е. под формата на увеличени разходи за изпълнение на проекта.

Подобни правила, поне в случай на идеална ситуация, трябва да се използват от ръководителите на всички служби на компанията, които разполагат със собствен бюджет. Струва си да се знае, че всеки от тях е отговорен за това да не се превишава бюджетът и съответно да се харчат твърде много пари. На практика обаче само малка част от фирмите спазват стриктно това правило. От друга страна, само няколко компании позволяват на директорите на отдели да определят нивото на бюджета, което е действително необходимо за проекта, изпълняван в отдела.

Търгове, преговори и споразумения

След това е полезно да се разгледа етапът на приключване на проекта: организиране на търгове, специални търгове и сключване на споразумения за сътрудничество и партньорство.

Търгът следва да се разбира като конкурентна тръжна процедура за избор на доставчици на стоки и услуги. Общински и обществени клиенти осъществяват дейността си в рамките на 44-FZ "За договорната система в областта на обществените поръчки за стоки, строителство и услуги в подкрепа на държавата". и общинските нужди".

Държавните корпорации, организациите, занимаващи се с регулирани дейности, и естествените монополи работят съгласно Закон 223-FZ "За възлагане на поръчки за стоки, строителство и услуги от определени видове юридически лица". лица" (напр. търгове за строителство).

Специални платформи

Търговските дружества действат в рамките на гражданското право, приложимо в Руската федерация. Те публикуват подробна информация за плановете си в платформите за търгове. Физически и юридически лица, които отговарят изцяло на изискванията на възложителя и на руското законодателство, имат право да участват в обществени поръчки.

Съществуват различни видове тръжни процедури: открити (т.е. за всички участници), например открита тръжна процедура, искане за оферти, електронен търг, искане за предложения; закрити (т.е. за ограничен брой лица), например ограничени търгове и тръжни процедури. Поръчките могат да се провеждат както в електронен вид, така и на хартия.

Нуждаете се от имайте предвид, че подобно събитие изисква сериозна подготовка, по-специално правна, финансова и техническа. Това е необходимо, за да се гарантира офертата и изпълнението на договора. Ето защо ръководителите трябва да подготвят служителите си за работа в екип още от самото начало, тъй като от съгласуваността на операциите, извършвани от служителите, зависи крайният резултат.

Основни стъпки при изпълнението на търга

Схематично участието в такива събития може да бъде представено по следния начин: Анализ на пазара → Избор и допълнително получаване на електронен подпис → Регистрация → Търсене на място за провеждане на търг → Подготовка на финансова гаранция → Създаване на специална сметка (това е е необходимо за Изготвяне и последващо подаване на заявление за участие в обществената поръчка → Пряко участие в търга. Последният етап, разбира се, е получаването на резултата.

Нека разгледаме основния етап от представения списък: участие в търг за строителство, например. Това ще бъде електронен търг съгласно 44-FZ. В предварително определен момент възлагащият орган започва да разглежда офертите на участниците. Когато се счита, че офертата ви е одобрена за търга, трябва да изчислите минималното ценово равнище, за което сте готови да доставите съответния строителен продукт или услуги, или да организирате работата в този търг.

Електронният търг се провежда онлайн. Например в продължение на десет минути след като е направено последното ценово предложение, участникът в търга има право да подаде собствена "тръжна оферта" онлайн: 0,5 до 5 % от NCV. С други думи, стъпката, която може да бъде направена наведнъж, не може да надвишава 5 % от първоначалната максимална цена на споразумението за партньорство (сътрудничество), посочена в поканата за участие в търг.

В съответствие с резултатите от търга се съставя протокол. След като търгът се счита за приключен, се преминава към следните допълнителни части на етапа на офертите.

Заключение

Разгледахме категорията бюджетиране: цел и видове бюджет, етапи на проекта. Освен това сме направили по-подробна разбивка на основните етапи. Струва си да се отбележи, че е възможно да се спечели търг дори за начинаещи. Как да го приложите на практика?

Електронното наддаване предполага клиенти, т.е. пари. Търгът обаче изключва неформалните отношения. Няма как да се споразумеем. Неспазването на сроковете и условията, определени в договора, може да доведе до загуба на споразумението, загуба на средства и загуба на възможност за участие в други търгове поради дисквалификация. Новите участници често нарушават тези правила поради обикновена небрежност.

В началото е препоръчително да се овладеят търгове без строги правила. Например, при търговски търг. Едва след това е препоръчително да се пристъпи към сериозни търгове, които се регулират от закона за обществените поръчки в съответствие с 44-FZ и 223-FZ. Основното условие за победа не е нищо друго, освен усърдие. поставяте на първо място качеството на работата, а не сумата на договора.

Представете си, че все пак сте победили. Имате договор в ръка. Ще може ли фирмата да намери допълнителен капацитет и сила, за да го изпълни без проблеми? И ако не, Колко точно пари ще са необходими за наемане на служители или оборудване под наем? Ще остане ли договорът печеливш?

Струва си да се припомни, че някои от основните грешки, допускани от оферентите, са: неспазване на крайните срокове, невнимателно проучване на документацията, опит за едновременно подаване на оферти за много търгове, грешни технически планове, подаване на оферти на загуба. Всичко това може да доведе до негативни последици. Ето защо е необходимо предварително да се предотвратят всички тези дефекти.